UES-MPG Protocole d'entente

Protocole d'entente
entre
le procureur général de l'Ontario et le directeur de
l’Unité des enquêtes spéciales

Signatures

1. Préambule

1. Les organismes provinciaux rendent des services importants et précieux à la population de l’Ontario. Dans le cadre de la prestation de ces services publics, les organismes provinciaux sont redevables au gouvernement par l’intermédiaire du ministre responsable.
2. Les organismes provinciaux doivent utiliser les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leurs mandats, tels qu’ils sont établis par leurs actes constitutifs respectifs conformément aux principales priorités du gouvernement provincial. Leurs activités sont guidées par les principes clés de la Directive concernant les organismes et les nominations (DON).
3. Les parties à ce présent protocole d’entente reconnaissent que l’organisme fait partie du gouvernement et doit se conformer à la législation, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui lui sont applicables. De plus, l’organisme peut également être tenu de veiller à que ses directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et les négociations.

2. Objet

1. Le présent protocole d’entente (« PE ») vise les objectifs suivants :
• Établir les rapports de responsabilisation entre le ministre du ministère du Procureur général et le directeur de l'Unité des enquêtes spéciales (UES) au nom de l'organisme.
• Clarifier les rôles et responsabilités du ministre, du directeur de l'UES, du sous-ministre et du chef enquêteur de l’organisme.
• Préciser les arrangements opérationnels, administratifs et financiers ainsi que les arrangements en matière de dotation en personnel, de vérification et de production de rapports entre l'UES et le ministère du Procureur général (MPG), qui assurent le respect des exigences en matière de responsabilisation dans un cadre qui reconnaît que le directeur prend des décisions indépendantes à l'égard des enquêtes.
2. Le présent protocole d'entente doit être lu à la lumière de la Loi de 2019 sur l'Unité des enquêtes spéciales (la « Loi sur l'UES »). Le présent protocole ne modifie pas et ne limite pas les pouvoirs de l'organisme énoncés dans la Loi sur l'UES ou dans une autre loi, et n'a aucune incidence sur les responsabilités de ses parties prévues par la loi. En cas d'incohérence entre une disposition du présent protocole d'entente et une disposition d'une loi ou d'un règlement, la disposition de la loi ou du règlement l'emporte.
3. Le présent PE remplace le protocole d’entente antérieur conclu entre les parties, daté du 17 février 2022.

3. Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent PE :

1. « acte constitutif » La Loi de 2019 sur l’Unité des enquêtes spéciales (la « Loi sur l’UES ») qui a créé l’organisme;
2. « agent » S'entend d'un « agent » au sens du paragraphe 1 (1) de la Loi sur l'UES, à savoir : a) un agent de police, b) un agent spécial employé par la Commission des parcs du Niagara et c) une personne désignée comme agent de la paix en vertu de l'article 103 de la Loi sur l'Assemblée législative;
3. « cadre désigné » Le cadre désigné au sens de la Loi de 2014 sur la rémunération des cadres du secteur parapublic, L.O. 2014;
4. « CFP » La Commission de la fonction publique;
5. « CGG » Le Conseil de gestion du gouvernement;
6. « chef enquêteur » Le chef enquêteur ou la personne équivalente au sein de l’Unité des enquêtes spéciales;
7. « CT/CGG » Le Conseil du trésor / le Conseil de gestion du gouvernement;
8. « directeur » Le directeur de l'Unité des enquêtes spéciales nommé en vertu du paragraphe 5 (1) de la Loi sur l'UES;
9. « directives gouvernementales applicables » Les directives, politiques, normes et lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme, dans leurs versions successives;
10. « DON » La Directive concernant les organismes et les nominations publiée par le CGG;
11. « exercice » La période comprise entre le 1er avril et le 31 mars de l’année suivante;
12. « FPO » La fonction publique de l’Ontario;
13. « gouvernement » Le gouvernement de l’Ontario;
14. LAIPVP » La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F. 31, dans sa version modifiée.
15. « LFPO » : la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa version modifiée;
16. « Loi sur l'UES » La Loi de 2019 sur l'Unité des enquêtes spéciales, L.O. 2019, chap. 1, annexe 5;
17. « Loi sur le Conseil exécutif » La Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E. 25, dans sa version modifiée;
18. « membre » Personne nommée à l’organisme par le lieutenant-gouverneur en conseil, mais ne comprend pas les personnes employées ou nommées par l’organisme comme membres de son personnel;
19. « ministre » S'entend du ministre du ministère du Procureur général ou d'un autre membre du Conseil exécutif qui peut être désigné de temps en temps comme personne responsable de l'application de la Loi sur l'UES conformément à la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, dans sa version modifiée;
20. « ministre des Finances » Le ministre des Finances ou toute autre personne désignée selon les besoins en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
21. « ministère » Le ministère du Procureur général ou tout organisme qui succède au ministère;
22. « organisme » ou « organisme provincial » L’Unité des enquêtes spéciales (UES);
23. « PE » Le présent protocole d’entente signé par le procureur général et le directeur de l’UES;
24. « personne nommée » S’entend d’une personne nommée à l'organisme par le lieutenant-gouverneur, mais pas d'un particulier employé ou nommé par l'organisme à titre de membre du personnel;
25. « plan d’activités » Le plan d’activités annuel mentionné à l’article 10.1 du présent PE;
26. « président du Conseil du Trésor » Le président du Conseil du Trésor ou toute personne désignée selon les besoins en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
27. « rapport annuel » Le rapport annuel mentionné à l’article 10.2 du présent PE;
28. « SCT » Le Secrétariat du Conseil du Trésor;
29. « sous-ministre » Le sous-ministre du ministère du Procureur général;
30. « système d’intelligence artificielle » Un système automatisé qui, pour des objectifs explicites ou implicites, fait des déductions à partir d’entrées qu’il reçoit afin de générer des résultats tels que des prévisions, des contenus, des recommandations ou des décisions qui peuvent influer sur des environnements physiques ou virtuels;

Fondement juridique et mandat de l'organisme

1. Le fondement juridique de l'Unité des enquêtes spéciales est énoncé dans la Loi de 2019 sur l'Unité des enquêtes spéciales, L.O. 2019, chap. 1, annexe 5.
2. Le mandat de l’organisme provincial est énoncé dans la Loi de 2019 sur l'Unité des enquêtes spéciales, L.O. 2019, chap. 1, annexe 5. Cette loi prévoit que l'objet de l'organisme est de mener une enquête sur tout incident impliquant le décès d'une personne, des blessures graves à une personne, la décharge d'une arme à feu contre une personne ou l'agression sexuelle d'une personne, telle qu'elle est signalée par celle-ci, si l'incident est susceptible d'être imputable à une conduite criminelle de la part d'un agent.

4. Type d’organisme, fonctions et statut d’organisme public

1. L'organisme est désigné comme un organisme provincial non régi par un conseil d'administration doté d’une fonction de réglementation (sans conseil d'administration) en vertu de la Directive concernant les organismes et les nominations.
2. L’organisme est prescrit comme organisme public et organisme public rattaché à la Commission conformément au Règlement de l’Ontario 146/10 pris en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario.

5. Statut de personne morale et d’organisme de la Couronne

1. L’organisme n’est pas un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne.
2. L’organisme provincial n’a pas la capacité ainsi que les droits, pouvoirs et privilèges d’une personne physique pour réaliser son mandat.

6. Principes directeurs

Les parties s’engagent à respecter les principes suivants :

1. Responsabilisation : Les organismes provinciaux fournissent des services publics et doivent rendre des comptes au gouvernement par l’entremise du ministre responsable. Lorsqu’ils s’acquittent de leur mandat, les organismes provinciaux concilient la souplesse opérationnelle et la nécessité pour leur ministre de rendre des comptes au Cabinet, à l’Assemblée législative et à la population de l’Ontario. La responsabilité du ministre vis-à-vis de chaque organisme provincial ne peut être déléguée.
   
   Chaque organisme provincial se conforme à toutes les lois applicables ainsi qu’aux directives et aux politiques de la FPO. De plus, les organismes veillent à ce que leurs directives et politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et la négociation. Cela comprend les lois et les directives applicables relatives à l’approvisionnement.
2. Réceptivité : Les organismes provinciaux adaptent leur mandat et leurs activités aux priorités et à l’orientation du gouvernement. Une communication ouverte et uniforme entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à faire en sorte que les priorités et l’orientation du gouvernement soient clairement comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes à mesure qu’ils surviennent. Les organismes provinciaux offrent un service public d’excellente qualité qui répond aux besoins de la population qu’ils servent.
3. Efficience : Les organismes provinciaux utilisent les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leurs mandats, tels qu’ils sont établis par leurs actes constitutifs respectifs. Ils exercent leurs activités de manière rentable et recherchent des gains d’efficacité dans l’ensemble de leur prestation de services et de leur administration.
4. Durabilité : Les organismes provinciaux exercent leurs activités de manière à ce que leur forme actuelle soit viable à long terme tout en offrant un service d’excellente qualité au public.
5. Transparence : La bonne gouvernance et les pratiques de responsabilisation des organismes provinciaux sont complétées par la transparence assurée par la publication des documents sur la gouvernance et la responsabilisation, y compris le plan d’activités, le rapport annuel, le PE et les renseignements sur les dépenses.
6. Prise de décision impartiale : Il s’agit de l’exigence la plus importante.

7. Rapports de responsabilisation

7.1 Ministre

Le ministre doit :
rendre compte au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative de l’exécution du mandat de l’organisme et de la conformité de ce dernier aux politiques gouvernementales et répondre des activités de l’organisme devant l’Assemblée législative.

1. Le ministre rend compte au Conseil du Trésor ou au Conseil de gestion du gouvernement du rendement de l’organisme et du respect par celui-ci de l’orientation du gouvernement, y compris des directives et des politiques opérationnelles applicables, et en répond.
2. Le ministre rend compte au Conseil des ministres du rendement de l’organisme et du respect par celui-ci des politiques opérationnelles du gouvernement et de l’orientation générale de ses politiques.

7.2 Directeur

Le directeur doit :

1. rendre compte au ministre du rendement de l’organisme dans l’exécution de son mandat, ainsi que de la mise en œuvre des rôles et des responsabilités que lui confèrent la Loi sur l’UES et d’autres lois et règlements, le présent PE et les directives et politiques gouvernementales applicables;
2. rendre compte au ministre, selon ce qui lui est demandé, des activités de l’organisme;
3. assurer des communications rapides avec le ministre concernant toute question qui a une incidence ou qui est raisonnablement susceptible d’avoir une incidence sur les responsabilités du ministre pour l’organisme;
4. confirmer au ministre le respect par l’organisme de la législation, des directives gouvernementales et des politiques applicables en matière de comptabilité, de finances, d’information et de technologie de l’information.

8. Rôles et responsabilités

8.1 Ministre

Le ministre assume les responsabilités suivantes :

1. Rendre compte à l’Assemblée législative des activités de l’organisme et lui fournir des explications à ce sujet.
2. Rendre compte au CT/CGG du rendement de l'organisme et de sa conformité aux directives applicables, aux politiques opérationnelles et aux directives stratégiques du gouvernement.
3. Rencontrer le directeur au moins une fois par trimestre pour parler des sujets suivants : les questions d’intérêt émergentes et opportunités, les risques élevés et les plans d’action de l’organisme, y compris l’orientation sur les mesures correctives, selon les besoins, le plan d’activités et les priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre est tenu de rencontrer le directeur au moins deux fois par année.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre.
4. Élaborer, en concertation avec le directeur, des indicateurs et des mécanismes appropriés quant aux résultats de l’organisme.
5. Prendre connaissance des conseils ou des recommandations du directeur concernant les candidats à une nomination ou au renouvellement de leur nomination au sein de l’organisme provincial.
6. Formuler des recommandations au Conseil des ministres et au lieutenant-gouverneur en conseil relativement aux nominations et aux reconductions de mandat à l’organisme, conformément au processus de nomination de l’organisme établi par la législation ou le CGG dans le cadre de la DON.
7. Déterminer, n’importe quand, la nécessité d’un examen ou d’une vérification de l’organisme, ordonner au directeur d’entreprendre des examens ou des vérifications périodiques de l’organisme et recommander au CT/CGG des modifications à la gouvernance ou à l’administration de l’organisme à l’issue de cet examen ou de cette vérification.
8. Signer le PE après sa signature par le directeur.
9. Recevoir et approuver le plan d’activités annuel de l’organisme ou proposer des changements au plan au plus tard 30 jours civils après l’avoir reçu.
10. S’assurer que le plan d’activités de l’organisme est accessible au public au plus tard 30 jours civils après son approbation.
11. Recevoir et approuver le rapport annuel de l’organisme au plus tard 60 jours civils après que le ministère l’a reçu de l’organisme.
12. S’assurer que le rapport annuel est déposé au plus tard 30 jours civils après son approbation et sa mise à la disposition du public.
13. Faire des recommandations au CT/CGG au sujet de tout financement provincial à allouer à l’organisme.
14. Si cela est nécessaire ou justifié, prendre des mesures ou ordonner à l’organisme de prendre des mesures correctives à l’égard de son administration ou de ses activités.
15. Consulter, selon ce qui est approprié, le directeur (et d’autres personnes) sur de nouvelles orientations importantes ou lorsque le gouvernement envisage des modifications réglementaires ou législatives concernant l’organisme.
16. Recommander au CT/CGG l’application de la Directive sur l’approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario.
17. Recommander au CT/CGG, s’il y a lieu, la fusion, une modification du mandat ou la dissolution de l’organisme.
18. Recommander au CT/CGG les pouvoirs à accorder à l’organisme, ou à révoquer, lorsqu’une modification de son mandat est proposée.

8.2 Directeur

Le directeur, avec le soutien du chef enquêteur ou de la personne équivalente, assume les responsabilités suivantes :

1. Assurer la direction stratégique de l’organisme en fixant les objectifs, processus et orientations stratégiques de l’organisme dans les limites de son mandat, comme le définit l'acte constitutif de l'organisme.
2. Veiller à la conformité aux obligations législatives et aux politiques du CT/CGG.
3. Rendre compte au ministre, à sa demande, des activités de l’organisme dans les délais convenus, et lui confirmer notamment chaque année par une lettre que l’organisme se conforme aux lois, directives et politiques en matière de comptabilité, de finances et d’information et de technologies de l’information applicables.
4. Rencontrer le ministre au moins une fois par trimestre pour parler des sujets suivants : les questions d’intérêt émergentes et opportunités, les risques élevés et les plans d’action de l’organisme, y compris l’orientation sur les mesures correctives, selon les besoins, le plan d’activités et les priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre est tenu de rencontrer le directeur au moins deux fois par année.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre.
5. Assurer des communications rapides avec le ministre au sujet des questions ou des événements le concernant ou raisonnablement susceptibles de le concerner dans l’exercice de ses responsabilités à l’égard de l’organisme.
6. Élaborer, en concertation avec le ministre, des indicateurs et des mécanismes appropriés quant aux résultats de l’organisme.
7. Utiliser la matrice des compétences de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et donner des recommandations sur les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat au besoin, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.
8. Collaborer à tout examen ou toute vérification de l’organisme.
9. Demander une vérification externe des transactions financières ou des contrôles de gestion de l'organisme, aux frais de celui-ci, si cela est nécessaire.
10. Conseiller le ministre et le sous-ministre, au moins une fois par année, sur les recommandations et les questions de vérification en suspens.
11. Communiquer tous les rapports de mission de vérification (y compris ceux préparés par sa propre fonction de vérification interne ou ceux qui font l'objet d'un rapport au directeur de l'organisme) à son ministre et à son sous-ministre respectifs (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor).
12. Demander au ministre de fournir des orientations stratégiques à l’organisme.
13. Assurer la mise en œuvre de mesures qui appuient les objectifs et l'orientation stratégique de l'organisme, et diriger par ailleurs les affaires de l'organisme de manière à exécuter son mandat.
14. Surveiller et évaluer le rendement de l'organisme.
15. Signer le PE de l’organisme.
16. Présenter au ministre le plan d’activités, le budget, le rapport annuel et les rapports financiers de l’organisme en respectant les délais précisés dans les directives gouvernementales applicables et le présent PE.
17. Assurer que l'organisme exerce son mandant dans les limites de son budget approuvé et que les fonds publics sont utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté.
18. Consulter le ministre à l’avance concernant toute activité pouvant avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme, tels qu’ils sont énoncés dans l’acte constitutif de l’organisme et d’autres lois.
19. Examiner et approuver les demandes de paiement des indemnités quotidiennes et de remboursement des frais de déplacement des membres.
20. Veiller à ce que des systèmes de gestion appropriés soient en place (à l'égard des finances, de la technologie de l'information (y compris la cybersécurité), des ressources humaines, de l’approvisionnement) pour assurer la bonne administration de l'organisme.
21. Établir et mettre en œuvre une gestion des risques liés à l'intelligence artificielle (Al) conformément aux principes énoncés dans la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle et aux exigences du paragraphe 6.3, en veillant à ce qu’ils soient alignés sur les responsabilités attribuées aux chefs d’un organisme provincial ou l’équivalent dans la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
22. Assurer qu'un cadre approprié est en place pour que le personnel et les personnes nommées de l’organisme reçoivent une orientation et une formation adéquates en ce qui concerne les activités de l'organisme et leurs responsabilités particulières.
23. S'assurer que le personnel et les personnes nommées de l’organisme connaissent et respectent les directives gouvernementales applicables et toutes les lois applicables.
24. S'assurer qu'un processus de réponse et de résolution des plaintes du public et des intervenants de l'organisme est en place.
25. Assurer des communications et des relations publiques efficaces pour l'organisme, comme l'exige le protocole de communication.
26. Reconnaître l'importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l'organisme, et soutenir un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l'organisme.
27. Veiller à ce que les membres soient informés de leurs responsabilités en vertu de la LFPO, en matière d’éthique, notamment en ce qui concerne les règles relatives à l’activité politique.
28. Assumer le rôle de responsable de l’éthique pour les fonctionnaires qui sont des personnes nommées à l’UES en promouvant une conduite conforme à l’éthique et s’assurant que tous les membres de l’organisme connaissent bien les exigences en matière d’éthique de la LFPO et des règlements et directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, les activités politiques et le processus de divulgation d’actes répréhensibles.
29. Consulter le sous-ministre dans le cadre de l'évaluation du rendement du chef enquêteur ou équivalent, et conformément aux critères de rendement établis par le sous-ministre et le directeur.
30. Veiller à ce que les responsabilités du responsable de l'établissement soient exercées conformément au Règlement 460 aux fins de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

8.3 Sous-ministre

Les responsabilités du sous-ministre peuvent être assumées par un délégué approuvé par le secrétaire du Conseil des ministres.

Le sous-ministre assume les responsabilités suivantes :

1. Donner des conseils au ministre et l’aider à surveiller l’UES, y compris informer le ministre de l’orientation politique, des politiques et priorités pertinentes pour le mandat de l’organisme.
2. Conseiller le ministre sur les exigences de la DON en s’assurant que les documents de gouvernance et de responsabilisation respectent bien les exigences de la DON et des autres directives qui s’appliquent à l’UES.
3. Attester au CT/CGG du respect par l’organisme provincial des obligations en matière de reddition de compte énoncées dans la DON et d’autres directives applicables, les politiques opérationnelles et les orientations politiques du gouvernement en fonction de la lettre de conformité annuelle du directeur de l’organisme au ministre au mieux de ses connaissances et de sa capacité.
4. Faire rapport, dans les délais prescrits, au SCT du suivi de la conformité, et donner des explications au besoin.
5. Veiller à ce que le chef enquêteur ou équivalent soit au courant des exigences administratives du gouvernement et qu'il s'y conforme.
6. Informer le chef enquêteur, par écrit, des nouvelles directives gouvernementales et de toute exception ou exemption (totale ou partielle) aux directives, politiques gouvernementales ou politiques administratives du ministère.
7. Veiller à ce que le directeur et le ministre tiennent régulièrement des séances d'information et des consultations au moins une fois par trimestre, ainsi qu'entre le personnel du ministère, le personnel de l’organisme et provincial, au besoin.
8. Fournir des renseignements précis et des renseignements généraux en vue des réunions trimestrielles du ministre avec le directeur.
9. Rencontrer, régulièrement et selon les besoins, le chef enquêteur de l’organisme pour discuter des exceptions au certificat d’assurance et des cas de fraude ainsi que de leurs plans d’action connexes.
10. Aider le ministre à examiner les objectifs et mesures de rendement et les résultats de l’organisme.
11. Signer le PE de l’organisme, en s’engageant à assumer ses responsabilités.
12. Procéder à des examens de l’organisme selon les directives du ministre.
13. Collaborer à tout examen de l’organisme ordonné par le ministre ou le CT/CGG.
14. S’assurer de l’examen et de l’évaluation du plan d’activités de l’organisme et d’autres rapports.
15. Demander les renseignements et les données nécessaires pour s’acquitter des obligations découlant de la DON.
16. Surveiller l’organisme au nom du ministre tout en respectant le pouvoir de l’organisme et déterminer le besoin de prendre des mesures correctives lorsque cela est justifié et recommander au ministre des moyens de résoudre tout problème qui pourrait se poser de temps à autre.
17. Fournir régulièrement une rétroaction au ministre sur le rendement de l’organisme.
18. Aider les ministres et les bureaux des ministres à effectuer la surveillance et le suivi des postes vacants à venir et existants au sein des conseils d’administration, en particulier lorsqu’il existe un nombre minimum de membres prévu par la loi et pour maintenir le quorum.
19. Recommander au ministre, selon les besoins, l’évaluation ou l’examen, y compris un examen des risques, de l’UES l'Ontario ou de n’importe lequel de ses programmes, ou des modifications à apporter à son cadre de gestion ou à ses activités.
20. S’assurer que le ministère et l’organisme détiennent la capacité et les systèmes en place en matière de gestion permanente du risque, comportant une supervision appropriée de l’organisme.
21. Veiller à ce que l’organisme dispose d’un cadre et d’un plan appropriés de gestion des risques pour gérer ceux auxquels il peut être exposé en poursuivant les objectifs liés à ses programmes ou à la prestation de ses services.
22. Procéder en temps opportun à des examens des risques de l’UES, de sa direction ou de ses activités que peuvent ordonner le ministre ou le CT/CGG.
23. Soumettre au ministre, dans le cadre du processus de planification annuelle, une évaluation et un plan de gestion des risques pour chaque catégorie de risques.
24. Consulter le chef enquêteur ou le directeur de l’organisme, selon les besoins, sur des questions d’intérêt mutuel, notamment les services que fournit le ministère et la conformité aux directives et aux politiques du ministère.
25. Prendre les dispositions nécessaires pour apporter à l’UES un soutien administratif, financier et d’une autre nature, tel qu’il est décrit dans le présent PE.
26. Consulter le directeur au sujet de l'évaluation du rendement du chef enquêteur.

8.4 Chef enquêteur

Le chef enquêteur assume les responsabilités suivantes :

1. Gérer les activités financières, analytiques et administratives quotidiennes de l’organisme conformément au mandat de l’organisme, aux directives et aux politiques gouvernementales, aux pratiques commerciales et financières reconnues et au présent PE.
2. Conseiller le directeur sur les exigences et la conformité de l'organisme à la DON, ainsi qu'aux autres directives et politiques gouvernementales, ainsi qu'aux règlements administratifs et aux politiques de l'organisme, y compris attester annuellement au directeur de la conformité de l'organisme aux exigences obligatoires.
3. Appliquer les politiques et les procédures de manière à ce que les fonds publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté.
4. Assurer la direction et la gestion du personnel de l’organisme, y compris la gestion des ressources financières et humaines, conformément au plan d’activités approuvé, aux pratiques et normes commerciales et financières reconnues, à l’acte constitutif de l’organisme et aux directives du gouvernement.
5. Préparer le plan d'activités annuel de l'organisme provincial qui doit être approuvé par le directeur avant d'être présenté au ministre.
6. Aider à la préparation du rapport annuel de l'organisme provincial selon les directives du directeur.
7. Préparer les rapports financiers.
8. Établir et appliquer un cadre de gestion financière pour l’organisme, conformément aux directives, politiques et lignes directrices applicables sur la fonction du contrôleur du ministre des Finances/Conseil du Trésor.
9. Traduire les objectifs et les orientations stratégiques du directeur en plans opérationnels et en activités conformément au plan d'activités approuvé de l'organisme.
10. Veiller à ce que l’organisme possède la capacité ainsi qu’un cadre de supervision efficace pour surveiller sa gestion et ses activités.
11. Tenir le directeur au courant de la mise en œuvre de la politique et des activités de l'organisme.
12. Établir des systèmes pour assurer que l'organisme fonctionne dans le cadre de son plan d'activités approuvé.
13. S'assurer que l'organisme dispose d'un cadre et d'un plan de gestion des risques appropriés selon les instructions du directeur.
14. Aider le directeur à s'acquitter de ses responsabilités, y compris le respect de toutes les lois, directives, politiques, procédures et lignes directrices applicables.
15. Effectuer un suivi en cours d’année du rendement de l'organisme et rendre compte des résultats au directeur.
16. Tenir le ministère et le directeur au courant des questions ou des activités susceptibles d’intéresser le ministre, le sous-ministre et le directeur dans l'exercice de leurs responsabilités.
17. Obtenir, au besoin, du soutien et des conseils du ministère sur les questions de gestion de l’organisme.
18. Établir un système pour conserver les documents de l’organisme et pour mettre ces documents à la disposition du public, au besoin, et assurer leur conformité à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et à la Loi sur les Archives publiques et la conservation des documents, le cas échéant.
19. Entreprendre en temps opportun des examens de la gestion et des activités de l'organisme fondés sur les risques.
20. Consulter le sous-ministre, au besoin, sur des questions d'importance mutuelle, y compris les services fournis par le ministère, ainsi que sur les directives gouvernementales et les politiques ministérielles.
21. Tenir le sous-ministre au courant des questions opérationnelles.
22. Coopérer à un examen périodique ordonné par le ministre ou le CT/CGG.
23. Remplir le rôle de responsable de l'éthique pour les fonctionnaires, autres que les personnes nommées du gouvernement, qui travaillent pour l'organisme.
24. Promouvoir une conduite éthique et s'assurer que tous les membres de l'organisme connaissent les exigences éthiques de la LFPO et des règlements et directives élaborés en vertu de cette loi, y compris en ce qui concerne les conflits d'intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée d'actes répréhensibles.
25. Tenir le directeur informé des questions opérationnelles.
26. Préparer le plan d'activités annuel de l'organisme qui doit être approuvé par le directeur avant d'être présenté au ministre.
27. Établir l'orientation stratégique de l'organisme et en rendre compte conformément à la lettre de mandat ministérielle de l’organisme, au plan d'activités proposé par l'organisme et au rapport annuel de l'organisme.

9. Cadre éthique

1. Les membres de l’organisme provincial qui sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sont assujettis aux dispositions relatives aux conflits d’intérêts de la DON et de la LFPO et de ses règlements.
2. Les membres ne peuvent pas utiliser de renseignements obtenus dans le cadre de leur nomination à titre de membre de l’organisme pour leur profit ou avantage personnel. Un membre qui a des motifs raisonnables de croire qu’il se trouve en situation de conflit d’intérêts dans une question dont est saisi l’organisme ou un comité de celui-ci doit, à la première occasion, divulguer au directeur la nature de ce conflit et s’abstenir de continuer à participer à l’étude de cette question. Le directeur doit faire inscrire dans le procès-verbal de la réunion de l’organisme tout conflit d’intérêts déclaré.
3. Le responsable de l’éthique pour le personnel de l’organisme est le chef enquêteur, comme le prévoit le Règl. de l’Ont. 147/10 pris en vertu de la LFPO. Le responsable de l’éthique doit s’assurer que le personnel de l’organisme est informé des règles d’éthique auxquelles elles sont assujetties, notamment en ce qui a trait aux règles sur les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à l’organisme.

10. Obligations en matière de production de rapports

10.1 Plan d’activités

1. Le directeur veille à ce que le ministre reçoive chaque année le plan d’activités de l’organisme couvrant au moins trois (3) exercices à compter de l’exercice financier à venir, sauf indication contraire du CT/CGG, aux fins d’approbation par le ministre. Le plan d’activités annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la DON.
2. L’ébauche de plan d’activités doit être présentée au directeur général de l'administration du ministère, ou à une personne équivalente désignée, au plus tard 90 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme, et le plan d’activités approuvé par le directeur doit être présenté au ministre aux fins d’approbation au plus tard 30 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme provincial.
3. Le directeur doit s'assurer que le plan d'activités de l'organisme comprend un mécanisme permettant de mesurer le rendement et rendre compte de la réalisation des objectifs énoncés dans ce plan. Le mécanisme doit inclure des objectifs de rendement, la description de la façon dont ces objectifs seront atteints, les résultats visés, ainsi qu’un échéancier.
4. Le directeur veille à ce que le plan d'activités de l'organisme comprenne résumé des effets sur les ressources humaines, notamment : le nombre d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre de cadres.
5. Le directeur veille à ce que le plan d’activités comprenne une évaluation des risques et un plan de gestion des risques. Cela aidera le ministère à élaborer son évaluation des risques et un plan de gestion des risques conformément aux exigences de la DON en matière d’évaluation des risques, de création et tenue des dossiers nécessaires et de rapports au CT/CGG.
6. Le directeur assure que le plan d’activités comprend un inventaire des cas d’utilisation par l’organisme provincial de l’intelligence artificielle (IA) conformément aux exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
7. Le directeur s’assure que les plans d’activités faisant l’objet d’un affichage public ne divulguent pas de renseignements personnels, de renseignements de nature délicate touchant l’emploi et les relations de travail, de renseignements protégés par le secret professionnel des avocats, de renseignements confidentiels du Conseil des ministres, de secrets industriels, de renseignements qui pourraient porter préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, ou de renseignements qui pourraient présenter un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme. Si nécessaire, cette information confidentielle, dont le plan d’activités approuvé par le ministre, peut être caviardée dans la version faisant l’objet d’un affichage public.
8. Le ministre prend connaissance du plan d’activités annuel de l’organisme et indique promptement au président s’il est d’accord ou non avec les orientations proposées dans le plan. Au besoin, le ministre peut indiquer au président à quels endroits et en quoi le plan de l’organisme diffère des politiques ou des priorités du gouvernement ou du ministère, et le directeur révise alors le plan de l’organisme en conséquence. Les plans d’activités doivent être considérés comme valides seulement lorsque le ministre responsable les a approuvés et que cette approbation a été exprimée par écrit.
9. Le ministre approuve le plan d’activités annuel de l’organisme ou propose des modifications au plus tard 30 jours civils après la réception du rapport par le ministre. Dans certaines circonstances, l’approbation du ministre peut être donnée seulement à certaines parties d’un plan d’activités présenté par un organisme.
10. Les parties reconnaissent que le CT/CGG peut en tout temps demander au ministre de lui présenter le plan d’activités de l’organisme aux fins d’examen.
11. Le directeur, par l’intermédiaire du chef enquêteur ou de la personne équivalente, s’assure que le plan d’activités approuvé par le ministre est mis à la disposition du public dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web de l’UES au plus tard 30 jours civils après l’approbation du plan par le ministre.

10.2 Rapports annuels

1. Le directeur s’assure que le ministère reçoit chaque année le rapport annuel de l’organisme. Le rapport annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations.
2. Le directeur doit veiller à ce que le rapport annuel de l'organisme provincial soit préparé et soumis à l'approbation du ministère dans les 90 jours civils suivant la fin de l'exercice de l'organisme.
3. Le directeur, avec le soutien du chef enquêteur ou de la personne équivalente, veillera à ce que le rapport annuel soit préparé dans le format précisé dans la DON.
4. Le directeur s’assure que le rapport annuel comprend un résumé des conséquences sur les RH, notamment le nombre d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre de cadres.
5. Le directeur, avec le soutien du chef enquêteur ou de la personne équivalente, s’assure que les rapports annuels faisant l’objet d’un affichage public ne divulguent pas de renseignements personnels, de renseignements de nature délicate touchant à l’emploi et aux relations de travail, de renseignements protégés par le secret professionnel des avocats, de renseignements confidentiels du Conseil des ministres, de secrets industriels, de renseignements qui pourraient porter préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, ou de renseignements qui pourraient autrement présenter un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme provincial.
6. Le ministre reçoit et examine le rapport annuel de l'organisme provincial pour confirmer la conformité aux exigences de la DON et approuvera le rapport au plus tard 60 jours civils à compter de la date de réception.
7. Le ministre dépose le rapport à l'Assemblée législative au plus tard 30 jours civils après son approbation.
8. Le directeur, par l’intermédiaire du chef enquêteur ou de la personne équivalente, s’assure que le rapport annuel approuvé par le ministre est affiché publiquement dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web de l’UES après le dépôt du rapport à l'Assemblée législative et au plus tard dans les 30 jours civils suivant l'approbation du rapport par le ministre.
9. Sauf indication contraire (par exemple, aux termes d’une directive ou d’une loi), des canaux de diffusion et des formats numériques doivent être utilisés pour la distribution des rapports annuels.

10.3 Ressources humaines et rémunération

1. L’organisme fournira la main-d’œuvre, la rémunération et les données opérationnelles, comme l’exige la politique opérationnelle de la DON.
2. L’organisme fera rapport sur l’effectif et les politiques en matière de rémunération dans ses plans d’activités et rapports annuels, conformément aux exigences de la DON, de la politique opérationnelle de la DON et des articles 10.1 et 10.2 du présent PE.
3. L’organisme fournira toute autre donnée relative à l’effectif, à la rémunération et aux opérations sur demande du SCT.

10.4 Autres rapports

Le directeur, avec le soutien du chef enquêteur ou de la personne équivalente, assume les responsabilités suivantes :

1. Veiller à ce que tous les rapports et documents exigés, y compris ceux qui figurent dans la DON et l'acte constitutif de l'organisme, soient soumis à l'examen et à l'approbation du ministre dans les délais prescrits.
2. Fournir des données précises et d'autres renseignements, à la demande du ministre ou du sous-ministre, qui peuvent être exigés de temps à autre.

11. Obligations d’affichage à l’intention du public

1. L’organisme provincial, par l’intermédiaire du directeur, s’assure que les documents de gouvernance approuvés ci-dessous sont affichés dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web de l’UES provincial au plus tard dans les délais prescrits :
• Protocole d’entente – 30 jours civils après la signature par toutes les parties
• Plan d’activités annuel – 30 jours civils après l’approbation par le ministre
• Rapport annuel – 30 jours civils après l’approbation par le ministre (le rapport doit d’abord être déposé à l’Assemblée législative)
2. Les documents de gouvernance publiés ne doivent pas divulguer les éléments suivants : renseignements personnels, renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets industriels ou renseignements scientifiques, renseignements dont la divulgation porterait préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché, et renseignements qui, autrement, constitueraient un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme provincial.
3. L’organisme provincial, par l’intermédiaire du directeur, veille à ce que les renseignements relatifs aux dépenses des personnes nommées à l’organisme et de la haute direction soient publiés sur le site Web de l’organisme ou du ministère, conformément aux exigences de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil.
4. L’organisme provincial, par l’intermédiaire du directeur, veille à ce que toutes les autres exigences applicables en matière d’affichage public soient respectées.

12. Communications et gestion des questions d’intérêt

Les parties au présent PE reconnaissent que l’échange, en temps opportun, de renseignements sur les plans, les stratégies, les activités et l’administration de l’organisme joue un rôle essentiel en permettant au ministre de s’acquitter de ses responsabilités pour rendre compte et répondre des activités de l’organisme à l’Assemblée législative. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel que le directeur soit tenu informé des initiatives et des orientations politiques générales du gouvernement susceptibles d’avoir une incidence sur le mandat de l’organisme et ses fonctions.

Le ministre et le directeur conviennent, par conséquent, de ce qui suit :

1. Le directeur consulte le ministre, en temps opportun, au sujet des annonces et des événements prévus ainsi que des questions, y compris les questions controversées, qui concernent ou dont on peut raisonnablement croire qu’ils concernent le ministre dans l’exercice de ses responsabilités.
2. Selon ce qui est approprié, le ministre conseille le directeur, en temps opportun, au sujet des initiatives stratégiques générales du gouvernement ou des lois envisagées par celui-ci qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur le mandat ou les fonctions de l’organisme, ou qui auront d’une façon ou d’une autre une incidence importante sur l’organisme.
3. Le ministre conseille le directeur et le directeur consulte le ministre au sujet des stratégies de communication publique et des publications. Ils se tiennent informés des résultats des consultations et discussions avec les intervenants et avec le public qui concernent le mandat et les fonctions de l’organisme.
4. Le ministre et le directeur se rencontreront au moins une fois par trimestre pour parler des éléments suivants : les questions d’intérêt émergentes et les nouvelles possibilités, les risques élevés et les plans d’action de l’organisme, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin, et le plan d’activités et les priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
1. Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre est tenu de rencontrer le directeur au moins deux fois par année.
2. Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre.
5. L’organisme et le ministère se conforment au protocole de communications publiques qui se trouve à l’annexe 1 du présent PE pour la gestion continue des questions, les communications publiques et la publicité payante.

13. Arrangements administratifs

13.1 Directives gouvernementales applicables

1. Le directeur est chargé de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément à l’ensemble des directives et politiques applicables du gouvernement. Il s’agit notamment de la liste de directives et de politiques qui se trouve à la page des directives et politiques du site InsideOPS.
2. Le ministère informe l’organisme des modifications ou des ajouts à des lois, directives, politiques et lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme, mais il incombe à l’organisme de respecter toutes les lois, directives, politiques et lignes directrices gouvernementales auxquelles il est assujetti. Des renseignements sur l’orientation générale se trouvent à la page des directives et politiques du site InsideOPS.
3. Approvisionnement
   La Directive sur l’approvisionnement pour la FPO s’applique intégralement.
   La Directive sur l'approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications s’applique intégralement.

13.2 Services de soutien administratif et organisationnel (le cas échéant)

1. Il incombe au sous-ministre de fournir à l’organisme les services de soutien administratif et organisationnel, comme indiqué à l’annexe 2 du présent PE, et, selon ce qui est approprié, de négocier avec les structures de soutien centralisées de la FPO au sujet de ces services.
2. L'annexe 2 peut être examinée à tout moment à la demande de l'une ou l'autre des parties.
3. Le sous-ministre s’assure que le soutien ou les services fournis à l’organisme sont de la même qualité que ceux qui sont fournis aux divisions et aux directions du ministère.

13.3 Services juridiques

1. Le ministère du Procureur général fournit des services juridiques à l'UES.
2. L'UES peut demander des services juridiques externes lorsqu'elle a besoin d'un savoir-faire que ne possèdent pas les services juridiques du ministère du Procureur général ou lorsque le recours aux services d'un cabinet d'avocats de la Couronne créerait un conflit d'intérêts.
3. Des services juridiques externes sont acquis conformément à la politique opérationnelle en matière d'acquisition et d'utilisation de services juridiques du ministère du Procureur général.

13.4 Création, collecte, tenue et élimination de dossiers

1. Le directeur doit veiller à ce qu’il existe un système pour créer, collecter, tenir et éliminer les documents.
2. Le directeur veille à ce que l’organisme provincial se conforme à toutes les lois, directives et politiques en matière de gestion de l’information et de dossiers.
3. Le chef enquêteur ou la personne équivalente et le directeur doivent protéger les intérêts juridiques, financiers et autres de l’organisme en adoptant des mesures raisonnables qui permettent d’assurer la viabilité, l’intégrité, la conservation et la sécurité continues de tous les dossiers officiels créés, commandés ou acquis par l’organisme. Cela comprend notamment tous les documents électroniques, comme les courriels, les renseignements publiés sur le ou les sites Web de l’organisme, les ensembles de données de bases de données ainsi que tous les documents stockés sur les ordinateurs personnels et les disques partagés.
4. Le directeur veille à la mise en œuvre de mesures qui exigent que le personnel de l’organisme crée des dossiers complets, exacts et fiables qui documentent et appuient les transactions d’affaires importantes, les décisions, les événements, les politiques et les programmes.
5. Le directeur veille à ce que l’organisme se conforme aux directives du CT/CGG sur la gestion et l’utilisation de l’information et de la technologie de l’information, en conjonction avec la directive sur la tenue des dossiers, selon ce qui est applicable.
6. Le directeur doit s’assurer que l’organisme respecte la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, L.O. 2006, chap. 34, annexe A.

13.5 Cybersécurité

1. Les organismes sont responsables de la gestion des risques en matière de cybersécurité et des répercussions associées au sein de leurs organismes et doivent rendre des comptes à ce sujet.
2. Les organismes doivent s’assurer que des systèmes, des protocoles et des procédures adéquats sont établis et maintenus pour assurer la cyberrésilience, le rétablissement et la maturité.
3. Les pratiques et protocoles de cybersécurité d’un organisme doivent être régulièrement examinés et mis à jour pour faire face aux menaces nouvelles et émergentes pour la cybersécurité.
4. Les organismes doivent se conformer à toutes les politiques et normes applicables prises par la FPO, telles que les Normes en matière d’information et de technologie du gouvernement de l’Ontario (NIT-GO) 25.0 et toute autre norme NIT-GO pertinente, la Politique générale relative à Ia classification de la sensibilité des renseignements, la politique générale sur la cybersécurité et la gestion des cyberrisques, la Directive sur la gouvernance et la gestion des informations et ressources de données, la Directive sur la gestion des technologies de l'information.

13.6 Propriété intellectuelle

1. Le directeur doit veiller à ce que les intérêts juridiques, financiers et autres du gouvernement à l’égard de la propriété intellectuelle soient protégés dans tout contrat incluant la création de propriété intellectuelle que l’organisme peut conclure avec un tiers.

13.7 Accès à l’information et protection de la vie privée

1. Le directeur et le ministre reconnaissent que l’organisme est lié par les exigences énoncées dans la LAIPVP quant à la collecte, à la conservation, à la sécurité, à l’utilisation, à la distribution, à la divulgation, à la correction et à l’élimination des documents.
2. Le directeur est le responsable de l’institution aux fins de la LAIPVP.

13.8 Normes de service

1. L’organisme provincial doit fixer des normes relatives au service à la clientèle et à la qualité conformes aux normes pertinentes établies par le gouvernement, le ministère et la fonction publique de l’Ontario.
2. Le directeur veille à ce que l’organisme dispense ses services selon une norme de qualité qui tient compte des principes et des exigences de la Directive sur les services de la FPO.
3. Le directeur s’assure que l’organisme conçoit, fournit et met en œuvre ses services numériques, qu’ils soient conçus à l’interne ou à l’externe, de manière à tenir compte des principes et des exigences prévus dans la Directive sur les données et les services numériques, y compris la Norme des services numériques de l’Ontario.
4. Le processus de l'organisme pour répondre aux plaintes concernant la qualité des services est distinct de toute disposition législative concernant le réexamen, les appels, etc., des décisions réglementaires de l'organisme.
5. L’UES a mis en place une procédure formelle de réponse aux plaintes portant sur la qualité des services reçus par le public, en conformité avec les normes de qualité des services du gouvernement.
6. Le plan d’activités annuel de l’organisme comprend des mesures et des cibles de rendement pour les services fournis au public et pour la réponse de l’organisme aux plaintes.

13.9 Diversité et inclusion

1. L’organisme provincial, par l’intermédiaire du directeur, reconnaît l’importance de favoriser la création d’un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme.
2. Le directeur doit favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme en :
1. élaborant et en encourageant les initiatives de diversité et d’inclusion pour promouvoir la création d’un environnement inclusif exempt de discrimination et de harcèlement en milieu de travail;
2. adoptant un processus inclusif pour s’assurer que toutes les perspectives sont entendues.
3. Le directeur veille à ce que l’organisme exerce ses activités conformément au Code des droits de la personne, à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, à la Loi sur les services en français et à la Loi sur l’équité salariale.

14. Arrangements financiers

14.1 Dispositions générales

1. Toutes les procédures financières de l’organisme provincial doivent être conformes aux directives gouvernementales applicables et aux politiques et procédures financières et administratives du ministère.
2. Sur ordre du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor, conformément à l’article 16.4 de la Loi sur l’administration financière, l'organisme provincial verse au Trésor les sommes que le ministre des Finances ou le président du Conseil du Trésor jugent excédentaires par rapport à ses besoins.
3. Sous le régime de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, il est interdit à l’organisme de souscrire un arrangement financier, un engagement financier, une garantie, un remboursement ou une opération semblable qui augmenteraient, directement ou non, la dette ou la dette éventuelle du gouvernement sans avoir obtenu l’approbation écrite du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor. L’organisme obtient le consentement du ministre avant de présenter une demande d’approbation statutaire au ministre des Finances ou au Conseil du Trésor.
4. Les affectations de fonctionnement et de capital approuvées de l’organisme provincial peuvent être ajustées au cours d’un exercice donné si des restrictions d’ordre fiscal pour l’exercice en cours ont été prescrites par le Conseil des ministres ou le ministre. Un avis de modifications de ses affectations sera transmis à l’organisme provincial dans un délai raisonnable. Dans le cas où l’organisme devrait réaffecter des ressources en raison des réajustements de ses affectations en matière de fonctionnement ou de capital, il doit en informer le ministère et en discuter avant d’apporter ces changements.
5. L’organisme rend compte au SCT s’il a demandé des conseils externes sur des questions pour lesquelles : (i) l’efficacité du conseil dépend d’un traitement comptable ou d’une présentation dans les états financiers particuliers; (ii) le résultat ou les conséquences du conseil ont ou auront un effet important sur les états financiers; et (iii) il pourrait y avoir un doute raisonnable quant à l’adéquation du traitement comptable ou de la présentation en vertu du cadre comptable applicable.
6. Le chef enquêteur est chargé de remettre au ministère les documents nécessaires pour justifier les dépenses de l’organisme.

14.2 Financement

1. Les procédures financières de l’organisme doivent être conformes aux directives et lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances et aux autres directives applicables du gouvernement.
2. Les frais recouvrés et les recettes, s'il y en a, sont versés, tels qu'ils ont été reçus, au Trésor, sauf disposition contraire de la loi constituant l'organisme, et ne peuvent pas être affectés aux dépenses administratives de l'organisme, sauf disposition contraire de la loi.

14.3 Rapports financiers

1. Conformément aux directives du président du Conseil du Trésor et/ou du ministre des Finances, le directeur remet les rapports financiers de l’organisme au ministère afin qu’ils soient consolidés dans les Comptes publics.
2. L’organisme transmet ses renseignements sur les salaires au ministère, conformément à la Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public.

14.4 Régime fiscal : taxe de vente harmonisée (TVH)

Perception et versement de la TVH

1. Il incombe à l’organisme de se conformer à ses obligations de fournisseur au titre de la Loi sur la taxe d’accise fédérale de percevoir et de verser la TVH sur ses fournitures taxables.

Paiement de la TVH

2. L’organisme est responsable du paiement de la TVH, le cas échéant, conformément à la Loi sur la taxe d’accise du Canada.

Recouvrement de la TVH

3. L’organisme n’a pas le droit de réclamer une remise de la TVH du gouvernement.
4. Il est attendu que l’organisme demande des remboursements, des crédits de taxe sur les intrants ou d’autres remises sous le régime de la Loi sur la taxe d’accise (Canada) auxquels il est admissible.

14.5 Biens immobiliers

1. Le directeur veille à ce que l’organisme exerce ses activités conformément à la Directive du CGG relativement aux biens immobiliers.
2. L’annexe B de la Directive relativement aux biens immobiliers établit les normes obligatoires relatives aux locaux à bureaux et les pratiques de planification des locaux à bureaux qui doivent être respectées lors de l’acquisition de locaux afin de les occuper et d’exécuter les programmes.
3. Le directeur reconnaît que toutes les conventions de location pour des organismes provinciaux sans pouvoir en matière de biens-fonds sont sous l’administration et le contrôle du ministre de l’Infrastructure.
4. L’organisme harmonise les politiques de travail en mode hybride avec celles de la FPO et détermine et évalue les possibilités d’optimisation de la gestion des locaux afin de réduire l’empreinte des locaux et de trouver des réductions de coûts.

15. Arrangements en matière de vérification et d’examen

15.1 Vérifications

1. L’organisme est assujetti à un examen périodique et à une vérification de l’optimisation des ressources menés par le vérificateur général de l’Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur général ou par la Division de la vérification interne de l’Ontario (DVIO) du Secrétariat du Conseil du Trésor.
2. Un organisme provincial peut demander ou doit accepter la prestation de services de vérification interne assurée par la Division de la vérification interne de l’Ontario conformément à la Directive sur la vérification interne.
3. Sans égard à une vérification externe antérieure ou annuelle, le ministre ou le directeur peut n’importe quand exiger que l’organisme fasse l’objet d’une vérification. Le directeur doit communiquer les résultats de cette vérification au ministre, conformément à l’article 8.2.
4. Un organisme provincial communique tous les rapports de mission (y compris ceux qui sont préparés par sa propre fonction de vérification interne ou ceux qui sont transmis au directeur de l’organisme) à son ministre et son sous-ministre respectif (et, sur demande, avec le président du Conseil du Trésor). L’organisme informe également le ministre et le sous-ministre respectif au moins une fois par année de toute recommandation ou question en suspens.
5. Un organisme provincial communique son plan de vérification approuvé à son ministre et à son sous-ministre respectifs (et, sur demande, au président du Conseil du Trésor) afin de favoriser la compréhension des risques de l’organisme.
6. Le directeur peut demander que les opérations financières ou les contrôles de gestion de l’organisme soient soumis à une vérification externe, aux frais de l’organisme.

15.2 Autres examens

1. L’UES peut faire l’objet d’examens périodiques, à la discrétion et sous la direction du CT/CGG ou du ministre. L’examen peut porter sur des questions concernant l’organisme, déterminées par le CT/CGG ou le ministre; il peut s’agir entre autres du mandat, des pouvoirs, de la structure de gouvernance ou encore des activités de l’organisme, comme les finances, les ressources humaines/les relations de travail et les processus de l’organisme.
2. Lorsqu’ils demandent un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG décidera du moment de l’examen et de la personne responsable de la réalisation de cet examen, des rôles du directeur et du ministre ainsi que du mode de participation d’autres parties éventuelles.
3. Un examen du mandat de l’organisme provincial est réalisé au moins une fois tous les six ans. Le prochain examen devra être exécuté avant 2025-2026.
4. Le ministre consulte au besoin le directeur au cours de cet examen.
5. Le directeur coopérera à tout examen.
6. Dans le cas d’un examen demandé par le ministre, celui-ci doit remettre au CT/CGG ses recommandations de modifications aux fins d’étude élaborées en se fondant sur les résultats de l’examen de l’organisme.

16. Dotation en personnel et nominations

16.1 Délégation du pouvoir de gestion des ressources humaines

1. Si la CFP a délégué ses pouvoirs, obligations et fonctions en matière de gestion des ressources humaines au sous-ministre, au chef enquêteur ou à une personne prescrite en vertu du Règlement de l’Ontario 148/10, cette personne a la responsabilité d’exercer ce pouvoir en respectant toute loi, directive ou politique pertinentes, conformément au mandat de l’UES et dans les limites des paramètres du pouvoir délégué.

16.2 Exigences en matière de dotation en personnel

1. L’organisme fournira au SCT des données sur les effectifs, la rémunération et les opérations comme l’exige la politique opérationnelle de la CGG">DON.
2. Le ministère fournit à l'organisme des services administratifs et des analyses de programme, selon les besoins, par l'intermédiaire de la Division des politiques, qui sont suffisants pour assurer l'administration efficiente et efficace de l'organisme.
3. La Division des politiques élabore des descriptions de poste pour le personnel qui fournit des services administratifs à l'organisme [en consultation avec le directeur].
4. Les services de soutien administratif particuliers que le ministère doit fournir à l'organisme sont indiqués à l'annexe 2 du présent protocole d'entente.
5. Le ministère est chargé de fournir un soutien administratif au fonctionnement de l'organisme, y compris la préparation des chèques et la tenue des dossiers financiers.
6. Des employés du ministère sont affectés à l'organisme selon les besoins.

16.3 Nominations

1. Le directeur est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre en vertu paragraphe 5 (1) de la Loi sur l’UES pour un mandat de cinq ans, renouvelable une seule fois pour cinq autres années.
2. Le directeur doit utiliser la matrice des compétences et la stratégie de recrutement de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et fournir des recommandations sur les nominations ou les renouvellements de mandat, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.

16.4 Rémunération

1. Les personnes nommées reçoivent la rémunération que fixe le lieutenant-gouverneur en conseil.
2. Le directeur est rémunéré aux taux fixés à l’annexe B de la CGG">DON.
3. Les organismes provinciaux, y compris les membres, doivent se conformer à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG. Les frais dûment autorisés engagés pour faciliter la conduite des affaires du gouvernement sont remboursés. Les frais des membres aux termes de la directive font l’objet d’obligations de divulgation.

17. Gestion des risques, protection en matière de responsabilité et assurance

17.1 Gestion des risques

1. Les ministres et ministères doivent collaborer avec les organismes provinciaux dont ils sont responsables pour assurer une gestion efficace des risques. Le ministère et l’organisme se réunissent pour discuter des risques élevés et des plans d’action, y compris l’orientation sur les mesures correctives.
2. Le directeur, avec le soutien du chef enquêteur ou de la personne équivalente, veille à l’élaboration d’une stratégie de gestion des risques pour l’organisme, conforme à la DON ainsi qu’à la Directive sur la gestion globale des risques et au processus de gestion des risques de la FPO.
3. L’organisme veille à ce que les risques auxquels il est exposé soient gérés de manière appropriée.

17.1.1 Gestion des risques liés à l’intelligence artificielle

Le directeur doit s’assurer que la gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) est entreprise et cadre avec les principes et les exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.

1. L’organisme met en œuvre la gestion des risques liés à l’IA conformément aux exigences énoncées à l’article 6.3 de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
1. L’organisme assure la gestion des risques technologiques d’une manière documentée et appropriée.
2. L’organisme détermine les menaces et les risques, évalue leurs conséquences potentielles, leur gravité et leur probabilité, et documente les risques et les mesures prises pour y répondre.
2. L’organisme s’assure qu’un processus opérationnel existe pour que les cadres responsables documentent leurs efforts actuels pour traiter (résoudre, atténuer ou accepter) les risques tout au long du cycle de vie de la technologie.
3. L’organisme publie une liste des cas d’utilisation de l’IA dans le cadre du plan d’activités.
4. L’organisme fait le suivi et rend compte tous les trimestres des menaces sur les TI et des risques et vulnérabilités de la technologie, ainsi que des efforts de traitement des risques associés. Il s’agit de rendre compte des cas d’utilisation de l’IA et de la gestion des risques associés.
5. L’organisme veille à ce que les systèmes informatiques remplissent les exigences de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité de toute l’information, et que les systèmes puissent protéger ou éliminer adéquatement l’information en fonction de son niveau de sensibilité.

17.2 Protection en matière de responsabilité et assurance

1. L’UES est couverte par le Programme de responsabilité civile - dossiers généraux et circulation routière (PRC-DGCR) du gouvernement de l’Ontario pour lésions corporelles, préjudice personnel et dommages aux biens, sous réserve des conditions de garantie du Programme. L’UES accepte de contracter et maintenir toute autre assurance qu’un organisme prudent oeuvrant dans le secteur de l’organisme contracterait.

18. Conformité et mesures correctives

2. Une communication ouverte et uniforme entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à faire en sorte que les priorités et l’orientation du gouvernement soient clairement comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes à mesure qu’ils surviennent.
3. Au cours de la surveillance, des situations qui nécessitent des mesures correctives peuvent survenir. Les mesures correctives sont les mesures prises pour remédier à la non-conformité à cette directive. Les mesures correctives aident les organismes à produire les extrants ou les résultats souhaités et à respecter les modalités établies par la directive.
4. Si un ministère prend des mesures correctives, celles-ci doivent être de nature progressive et proportionnelle au risque associé au degré de non-conformité. Le degré de mesure corrective ne doit être augmenté que si la non-conformité de l’organisme persiste. Il importe que les ministères documentent toutes les mesures prises et fournissent en temps opportun des communications claires au directeur ou aux cadres supérieurs de l’organisme concernant les mesures correctives potentielles. Ces communications peuvent comprendre des lettres de directives du ministre responsable ou du président du Conseil du Trésor, au besoin.
5. Avant de prendre des mesures correctives plus sévères, les ministères doivent consulter le SCT et un avocat.

19. Date d’entrée en vigueur, durée et examen du PE

1. Le présent PE entre en vigueur à la date de sa signature par le ministre en tant que dernière partie à signer (« date d’entrée en vigueur d’origine ») et reste en vigueur jusqu’à ce qu’il soit résilié ou remplacé par un nouveau PE signé par les parties.
2. Une copie signée du PE ou de tout PE subséquent doit être transmise au secrétaire du Conseil du Trésor ou au Conseil de gestion du gouvernement, au plus tard sept jours civils après sa signature.
3. Si un nouveau ministre, sous-ministre, directeur de l’organisme provincial entre en fonction, la nouvelle personne nommée doit examiner et signer le présent PE au plus tard dans les quatre mois suivant la nouvelle nomination.

Signatures



Je reconnais mon rôle et les exigences décrits dans le présent protocole d'entente et la DON.

24 septembre 2025

David Corbett Date
Sous-procureur général

Annexe 1 : Protocole de communications publiques (modèle et exigences minimales)

1. Objet
   
   Le protocole de communication établit un cadre de collaboration entre le ministère et l’organisme sur les possibilités de diffusion de communications publiques par l’organisme.
   
   Le protocole de communications s’applique à la fois à la mise en œuvre du mandat de l’organisme prévu par la loi et à la promotion du travail qu’il accomplit. Il aidera aussi le ministre dans son obligation de rendre compte à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres à cet égard.
2. Définitions
1. « communications publiques » : tout élément communiqué au public, directement ou par l’entremise des médias, sous les formes suivantes :
• orale, par exemple un discours, une présentation publique ou une interview qui sera diffusé;
• imprimée, comme un rapport sur support papier;
• électronique, comme l’affichage sur un site Web;
• publicité payée, comme une campagne numérique ou imprimée.
2. « question controversée » Une question qui préoccupe, ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle préoccupe l’Assemblée législative ou le public, ou qui sera vraisemblablement source de questions adressées au ministre ou au gouvernement. Une question controversée peut être soulevée par :
• des députés de l’Assemblée législative;
• des membres du public;
• les médias;
• des intervenants;
• des partenaires de la prestation des services.
3. L’organisme se conforme à la directive sur l’identification visuelle du CT/CGG.
4. Le ministère et l’organisme nomment des personnes « responsables » des communications publiques.
• Le responsable pour le ministère est le directeur des communications.
• Le responsable pour l’organisme est le directeur.
5. Pour l’application du présent protocole, les communications publiques sont réparties en trois catégories :
1. Réponses aux médias ou documents de communications liés aux activités habituelles de l’organisme et à ses programmes, qui n’ont pas de répercussions directes pour le ministère ou le gouvernement.
• Les réponses des médias, les communiqués de presse ou d'autres documents de communication doivent être communiqués au responsable pour le ministère, à une cadence appropriée (c.-à-d. chaque jour) et opportune, et le responsable les transmettra à d’autres personnes du ministère selon ce qui convient.
• Remarque : Les annonces relatives au financement ne sont pas considérées comme des activités courantes et doivent être mises dans la catégorie B. Les questions controversées doivent être mises dans la catégorie C.
2. Produits et/ou plans de communication où des messages provinciaux ou ministériels sur les priorités gouvernementales rehausseraient le profil de l'organisme ou du gouvernement, ou offriraient des occasions pour des annonces gouvernementales locales.
• Pour toutes les questions non controversées qui pourraient susciter l'intérêt des médias, le responsable pour l'organisme informera le responsable pour le ministère des plans et des documents de communication à venir au moins trois semaines ouvrables à l'avance.
• Pour des questions non controversées qui offrent des occasions de véhiculer des messages gouvernementaux ou qui comportent des annonces de financement, l'organisme doit demander l'approbation des documents de communication sept jours ouvrables avant la date de diffusion.
• L'approbation finale doit être obtenue du cabinet du ministre et sera demandée par l'intermédiaire du responsable pour le ministère. Si l'organisme ne reçoit pas de commentaires ou d'approbation de la part du cabinet du ministre ou du responsable du ministère dans les quarante-huit heures suivant la date à laquelle l'article doit être publié, l'organisme doit faire un suivi, en indiquant qu'il procédera en conséquence.
• Les réponses aux médias non controversées doivent être communiquées au responsable pour le ministère à une cadence appropriée et opportune (c.-à-d. tous les jours), qui les distribuera selon ce qui convient à d’autres personnes au sein du ministère. Les réponses aux médias contentieuses doivent suivre la démarche ci-dessous.
3. Questions, réponses aux médias et communiqués controversés qui peuvent avoir des répercussions directes pour le ministère ou le gouvernement, ou qui sont susceptibles d'entraîner des demandes de renseignements adressées au ministre ou au gouvernement.
• Le responsable pour l'organisme informe le responsable pour le ministère dès qu'il a connaissance de la question et informe le cabinet du ministre simultanément. Le responsable pour le ministère, s'il y a lieu, informera l'organisme des questions controversées qui nécessitent une attention particulière. L'organisme fournira tous les renseignements généraux nécessaires sur la question au responsable pour le ministère, qui prendra les dispositions nécessaires pour qu'une note sur les questions controversées soit rédigée, selon les besoins.
• L'organisme doit obtenir l'approbation du ministère avant de publier des réponses aux médias ou des communiqués de presse dans cette catégorie. Le responsable pour l'organisme fournira la réponse aux médias ou les communiqués de presse au responsable pour le ministère, qui amorcera le processus d'approbation au sein du ministère.
• L'approbation finale des réponses aux médias et des communiqués de presse dans cette catégorie est requise de la part du cabinet du ministre.
6. Publicité
• Pour répondre à l’exigence de planification à long terme de la publicité, l’organisme fournira au ministère son plan de marketing annuel trois (3) mois avant sa date d’entrée en vigueur (au cours de l’exercice financier de l’organisme).
• L’organisme doit communiquer au ministère les grandes lignes de la campagne publicitaire au moins deux semaines avant la séance d’information avec les partenaires de l’organisme dans domaine de la créativité/des médias. Le ministère veille à ce que les objectifs et les messages de la campagne soient en ligne.
• Le matériel et les campagnes publicitaires peuvent être examinés par le cabinet du ministre du ministère.
• Les messages finaux et le matériel créatif doivent être communiqués au ministère au moins deux semaines avant leur diffusion.

Annexe 2 : Services de soutien administration et organisationnel

Le sous-ministre doit veiller à ce que le ministère ou les structures de soutien centralisées de la FPO (p. ex., services consultatifs en matière de RH, services de la paie et des avantages sociaux, soutien en matière de TI, etc.) fournissent les services de soutien administratif suivants à l’UES :

1. Administration financière : administration de la paie et des avantages sociaux, comptes fournisseurs et conseils techniques, services d'achat, services centraux de courrier et d'impression, et services consultatifs en matière de dossiers et de formulaires.
2. Services en matière de ressources humaines : classification, conseils et consultations en matière de procédures de recrutement et de relations de travail, et conseils et consultations concernant des initiatives internes, par exemple en matière de santé et sécurité au travail, d’effectifs, de développement du leadership, etc.
3. Séances éducatives à l’interne organisées par la FPO et services de planification de carrière : des séances éducatives à l’interne et des services de planification de carrière sont offerts au personnel de l’organisme; Le ministère doit aider le chef enquêteur ou la personne équivalente à faire en sorte que ces informations soient communiquées efficacement au personnel de l’organisme.
4. Services de technologie de l'information et de télécommunications : conseils, consultation et soutien.
5. Vérification interne : conformité financière, gestion, ressources humaines et des systèmes d’information, examens opérationnels et enquêtes spéciales, selon les besoins.
6. Services juridiques (selon les besoins).
7. Logement : planification, y compris le renouvellement des baux.
8. Services du programme d'accès à l'information.
9. Services de traduction : services de coordination et de formation/perfectionnement professionnel en français pour le personnel bilingue et les arbitres.
10. Planification des activités.
11. Mesure du rendement et évaluation du programme.
12. Communications et marketing : assistance fournie conformément au protocole.