UES-MPG Protocole d'entente

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  1. Objet

1. L'objet du présent protocole d'entente est le suivant :
• Établir les rapports de responsabilisation entre le procureur général et le directeur de l'Unité des enquêtes spéciales (UES) au nom de l'organisme.
• Clarifier les rôles et responsabilités du procureur général, du directeur de l'UES et du sous-procureur général.
• Préciser les arrangements opérationnels, administratifs et financiers ainsi que les arrangements en matière de dotation en personnel, de vérification et de production de rapports entre l'UES et le ministère du Procureur général (MPG), qui assurent le respect des exigences en matière de responsabilisation dans un cadre qui reconnaît que le directeur prend des décisions indépendantes à l'égard des enquêtes.
2. Le présent protocole d'entente doit être lu à la lumière de la Loi de 2019 sur l'Unité des enquêtes spéciales (la « Loi sur l'UES »). Le présent protocole ne modifie pas et ne limite pas les pouvoirs de l'organisme énoncés dans la Loi sur l'UES ou dans une autre loi, et n'a aucune incidence sur les responsabilités de ses parties prévues par la loi. En cas d'incohérence entre une disposition du présent protocole d'entente et une disposition d'une loi ou d'un règlement, la disposition de la loi ou du règlement l'emporte.

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  2. Définitions

• Les définitions qui suivent s'appliquent au présent protocole d'entente ::
1. « DON » La Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement.
2. « Loi sur l'UES » La Loi de 2019 sur les enquêtes spéciales.
3. « organisme » ou « organisme provincial » S'entend de l'Unité des enquêtes spéciales (UES).
4. « plan d'activités annuel » Le plan d'activités annuel décrit à l'article 10.1 du présent protocole d'entente.
5. « rapport annuel » Le rapport annuel mentionné à l'article 10.2 du présent protocole d'entente.
6. « directives applicables du gouvernement » Les directives, politiques, normes et lignes directrices qui s'appliquent à l'organisme, dans leurs versions modifiées ou remplacées de temps à autre, qui sont énumérées à l'annexe 2 du présent protocole d'entente.
7. « personne nommée » Personne nommée à l'organisme par le lieutenant-gouverneur, mais pas une personne employée ou nommée par l'organisme en tant que membre du personnel.
8. « procureur général » S'entend du procureur général de l'Ontario ou d'un autre membre du Conseil exécutif qui peut être désigné de temps en temps comme personne responsable de l'application de la Loi sur l'UES conformément à la Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E.25, dans sa version modifiée.
9. « chef enquêteur » S'entend de la personne qui remplit les fonctions de chef enquêteur ou des fonctions équivalentes au sein de l'Unité des enquêtes spéciales;
10. « acte constitutif » S'entend de la Loi de 2019 sur l'Unité des enquêtes spéciales qui établit l'organisme.
11. « sous-procureur général » Le sous-procureur général de l'Ontario.
12. « directeur » Le directeur de l'Unité des enquêtes spéciales nommé en vertu du paragraphe 5 (1) de la Loi sur l'UES.
13. « Loi sur le Conseil exécutif » La Loi sur le Conseil exécutif, L.R.O. 1990, chap. E. 25, dans sa version modifiée.
14. « LAIPVP » La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, dans sa version modifiée.
15. « exercice financier » La période allant du 1er avril au 31 mars de l'année suivante.
16. « gouvernement » Le gouvernement de l'Ontario.
17. « CGG » Le Conseil de gestion du gouvernement.
18. « membre » Un enquêteur ou employé de l'Unité des enquêtes spéciales nommé en vertu du paragraphe 4 (2) de la Loi sur l'UES.
19. « ministre des Finances » Le ministre des Finances ou toute autre personne qui peut être désignée de temps à autre en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
20. « ministère » Le ministère du Procureur général ou tout organisme qui succède au ministère.
21. « protocole » Le présent protocole d'entente signé par le procureur général et le directeur de l'UES;
22. « agent » S'entend d'un « agent » au sens du paragraphe 1 (1) de la Loi sur l'UES, à savoir : a) un agent de police, b) un agent spécial employé par la Commission des parcs du Niagara et c) une personne est un agent de la paix en vertu de l'article 103 de la Loi sur l'Assemblée législative.
23. « président du Conseil du Trésor » Le président du Conseil du Trésor ou toute autre personne qui peut être désignée de temps à autre en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif.
24. « CFP » La Commission de la fonction publique.
25. « LFPO » La Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa version modifiée.
26. « Loi sur l'UES » La Loi de 2019 sur l'Unité des enquêtes spéciales, L.O. 2019, chap. 1, annexe 5.
27. « SCT » Le Secrétariat du Conseil du Trésor.
• bb. « CT/CGG » Le Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement.

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  3. Fondement juridique et mandat de l'organisme

1. Le fondement juridique de l'Unité des enquêtes spéciales est énoncé dans la Loi de 2019 sur l'Unité des enquêtes spéciales.
2. Le mandat de l'UES est énoncé dans la Loi de 2019 sur l'Unité des enquêtes spéciales. Cette loi prévoit que l'objet de l'organisme est de mener une enquête sur tout incident impliquant le décès d'une personne, des blessures graves à une personne, la décharge d'une arme à feu contre une personne ou l'agression sexuelle d'une personne, telle qu'elle est signalée par celle-ci, si l'incident est susceptible d'être imputable à une conduite criminelle de la part d'un agent.

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  4. Type d'organisme et statut d'organisme public

1. L'organisme est désigné comme un organisme provincial de réglementation non régi par un conseil d'administration en vertu de la Directive concernant les organismes et les nominations.
2. L'organisme est prescrit comme un organisme public et organisme public rattaché à la Commission conformément au Règlement de l'Ontario 146/10 pris en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario. Il ne fait pas partie de l'organigramme du ministère, mais il fait partie du gouvernement.

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  5. Statut de personne morale et statut d'organisme de la Couronne

1. L'organisme n'est pas un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur organismes de la Couronne.
2. L'organisme provincial n'a pas la capacité, les droits, le pouvoir et les privilèges d'une personne physique pour l'exécution de ses objets.

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  6. Principes directeurs

• Les parties s'engagent à respecter les principes suivants :
1. Le procureur général reconnaît que l'organisme exerce ses pouvoirs et fonctions conformément au mandat qui lui est conféré sous le régime de la Loi sur l'UES.
2. Le procureur général reconnaît l'indépendance de l'organisme dans la prise de ses décisions relatives à des enquêtes de droit criminel sous le régime de la Loi sur l'UES et en ce qui a trait à des questions accessoires facilitant ses enquêtes. Le procureur général reconnaît aussi la nécessité que les décisions de l'organisme soient prises, et perçues par le public comme étant prises, de manière indépendante et impartiale.
3. Le procureur général reconnaît que l'organisme joue un rôle essentiel dans la surveillance des services policiers en Ontario en s'acquittant de son mandat d'enquêter sur la conduite des représentants des services policiers en ce qui concerne les décès, les blessures graves, les signalements d'agression sexuelle et les décharges d'armes à feu sur des personnes.
4. Le directeur reconnaît qu'il est responsable, par l'entremise du procureur général, devant l'Assemblée législative de l'exercice de son mandat. La responsabilisation est un principe fondamental à respecter dans la gestion, l'administration et le fonctionnement de l'organisme.
5. En tant qu'organisme du gouvernement de l'Ontario, l'organisme se comporte conformément aux principes de gestion du gouvernement de l'Ontario. Ces principes comprennent le comportement éthique, l'utilisation prudente, efficace et licite des ressources publiques, l'équité; un service public de haute qualité, et l'ouverture et la transparence dans la mesure permise par la loi.
6. Le procureur général et le directeur sont déterminés à mettre en place un organisme solide, capable de s'acquitter de son mandat statutaire de façon efficiente et efficace. Ils partagent l'objectif d'établir et de maintenir une relation de coopération qui facilite l'administration efficace de l'organisme et l'exécution de ses responsabilités prévues par la loi.
7. L'organisme et le ministère conviennent d'éviter le dédoublement des services dans la mesure du possible.
8. L'organisme et le ministère travailleront ensemble de manière mutuellement respectueuse.

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  7. Rapports de responsabilisation

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  7.1 PROCUREUR GÉNÉRAL

• Le procureur général est responsable :
1. devant le Conseil des ministres et l'Assemblée législative de l'exécution, par l'organisme, de son mandat, de sa conformité aux politiques gouvernementales et de la présentation de rapports à l'Assemblée législative sur les affaires de l'organisme;
2. de rendre compte au Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement du rendement de l'organisme et de sa conformité aux directives et aux politiques opérationnelles applicables du gouvernement et leur fournir des explications à ce sujet;
3. devant le Conseil des ministres du rendement de l'organisme et de sa conformité aux politiques opérationnelles et aux grandes orientations stratégiques du gouvernement.

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  7.2 DIRECTEUR

• Le directeur est responsable :
1. devant le procureur général du rendement de l'organisme dans l'exécution de son mandat et de ses rôles et responsabilités qui lui sont assignés par la Loi sur l'UES et toute autre loi applicable, le présent protocole d'entente et toute directive applicable du CT/CGG, de la Commission de la fonction publique et du gouvernement;
2. de rendre compte au procureur général, sur demande, des activités de l'organisme;
3. de maintenir des communications en temps opportun avec le procureur général au sujet de toute question qui affecte, ou dont on peut raisonnablement s'attendre à ce qu'elle affecterait, les responsabilités du procureur général à l'égard de l'organisme.
4. de préparer un rapport annuel conformément à l'article 11 de la Loi sur l'UES.
5. de coopérer à tout examen périodique ordonné par le ministre ou le CT/CGG.
6. de se réunir au moins une fois par année, ou au besoin, avec le procureur général pour discuter de questions relatives au mandat de l'UES.

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  7.3 SOUS-PROCUREUR GÉNÉRAL

• Le sous-procureur général est responsable :
1. devant le secrétaire du Conseil des ministres et le procureur général de la fourniture, par le ministère, d'un soutien administratif et organisationnel à l'organisme et de l'exécution des rôles et responsabilités assignés par le procureur général, la Loi sur l'UES, le présent protocole d'entente et les directives applicables du CT/CGG, de la Commission de la fonction publique et du gouvernement.
2. de confirmer au CT/CGG la conformité de l'organisme aux directives applicables du CT/CGG.

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  7.4 CHEF ENQUÊTEUR

1. Le personnel de l'organisme relève du chef enquêteur et est responsable devant le chef enquêteur et/ou le sous-directeur de son rendement.
2. Le chef enquêteur et/ou le sous-directeur sont responsables devant le directeur de la gestion des activités et du personnel de l'organisme.

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  8. Rôles et responsabilités

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  8.1 PROCUREUR GÉNÉRAL

• Le procureur général est responsable de ce qui suit :
1. Rendre compte à l'Assemblée législative des activités de l'UES et lui fournir des explications à ce sujet.
2. Rendre compte au CT/CGG du rendement de l'organisme et de sa conformité aux directives applicables du CT/CGG, des politiques opérationnelles et des directives stratégiques du gouvernement, et lui fournir des explications à ce sujet.
3. Recommander au CT/CGG, au besoin, la fusion, des modifications du mandat ou la dissolution de l'organisme.
4. Recommander au CT/CGG les pouvoirs qui doivent être conférés à l'organisme, ou qui doivent lui être retirés, lorsqu'un changement au mandat de l'organisme est proposé.
5. Rencontrer le directeur pour discuter des questions relatives à l'exécution du mandat de l'organisme.
6. Travailler avec le directeur à l'élaboration de mesures et de mécanismes appropriés liés au rendement de l'organisme.
7. Faire des recommandations au Conseil des ministres et au lieutenant-gouverneur en conseil au sujet des nominations et renouvellements de nominations à l'organisme, conformément au processus de nomination aux organismes établi par la loi et/ou par le CGG par le biais de la Directive concernant les organismes et les nominations.
8. Déterminer n'importe quand la nécessité d'un examen ou d'une vérification de l'organisme, ordonner au directeur d'entreprendre des examens périodiques de l'organisme et recommander au CT/CGG tout changement à la gouvernance ou à l'administration de l'organisme résultant d'un tel examen ou d'une telle vérification.
9. Lorsque cela est approprié ou nécessaire, prendre des mesures correctives ou ordonner à l'organisme de prendre des mesures correctives à l'égard de l'administration de l'organisme.
10. Recevoir le rapport annuel de l'organisme et approuver le rapport dans les 60 jours civils suivant sa réception.
11. Déposer le rapport annuel dans les 30 jours civils suivant son approbation.
12. Veiller à ce que le rapport annuel de l'organisme soit mis à la disposition du public après son dépôt et dans les 30 jours civils suivant son approbation.
13. Consulter, selon ce qui est approprié, et/ou renseigner le directeur (et d'autres personnes) sur de nouvelles orientations importantes ou lorsque le gouvernement envisage des changements réglementaires ou législatifs pour l'organisme.
14. Élaborer le protocole d'entente de l'organisme avec le directeur, ainsi que toute modification à celui-ci, et signer le protocole d'entente après sa signature par le directeur pour lui donner effet.
15. Examiner et approuver le plan d'activités annuel de l'organisme.
16. Recommander au CT/CGG tout financement provincial à allouer à l'organisme.
17. Décrire les attentes de haut niveau, les principaux engagements et les priorités en matière de rendement pour l'organisme, au début du cycle annuel de planification des activités par la lettre de mandat de l'organisme, le cas échéant.

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  8.2 DIRECTEUR

• Le directeur, avec l'appui du chef enquêteur, est responsable de ce qui suit :
1. Assurer la mise en œuvre de mesures qui appuient les buts, les objectifs et l'orientation stratégique de l'organisme, et diriger les affaires de l'organisme pour s'acquitter de son mandat.
2. Assurer des communications en temps opportun avec le procureur général concernant toute question ou tout événement qui peut concerner le procureur général dans l'exercice de ses responsabilités à l'égard de l'organisme, ou dont on peut raisonnablement s'attendre à ce qu'il le concerne.
3. Consulter le procureur général à l'avance au sujet de toute activité qui pourrait avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l'organisme tels qu'ils sont énoncés dans l'acte constitutif de l'organisme.
4. Surveiller et évaluer le rendement de l'organisme.
5. Faire rapport au procureur général, conformément aux exigences, sur les activités de l'organisme dans les délais convenus.
6. Assurer que l'organisme exerce son mandant dans les limites de son budget approuvé et que les fonds publics sont utilisés aux fins prévues avec intégrité et honnêteté.
7. Élaborer le protocole d'entente de l'organisme avec le procureur général et le signer au nom de l'organisme.
8. Examiner et approuver le plan d'activités, le budget, le rapport annuel et les rapports financiers de l'organisme, et les soumettre au procureur général dans les délais précisés dans les directives applicables du CT/CGG et du gouvernement, ainsi qu'à l'annexe 1 du présent protocole d'entente.
9. Remettre au procureur général et au ministre des Finances et président du Conseil du Trésor une copie de chaque rapport de vérification, une copie de la réponse de l'organisme à chaque rapport et toute recommandation contenue dans le rapport.
10. Conseiller le procureur général chaque année sur toute recommandation contenue dans le rapport de vérification qui n'a pas été mise en œuvre.
11. Veiller à ce que des systèmes de gestion appropriés soient en place (à l'égard des finances, de la technologie de l'information, des ressources humaines) pour assurer la bonne administration de l'organisme.
12. Assurer qu'un cadre approprié est en place pour que le personnel de l'organisme reçoive une orientation et une formation adéquates en ce qui concerne les activités et l'administration de l'organisme et leurs responsabilités.
13. Veiller à ce que le personnel de l'organisme soit au courant des directives applicables du CT/CGG et du gouvernement, ainsi que des lois applicables, et qu'il s'y conforme.
14. Assurer qu'un processus de réponse et de règlement des plaintes du public et des intervenants de l'organisme est en place.
15. Maintenir des communications publiques et des relations publiques efficaces pour l'organisme en qualité de porte-parole principal de l'organisme.
16. Coopérer à tout examen ou vérification de l'organisme ordonné par le procureur général, le vérificateur général ou le CT/CGG.
18. Veiller à ce que les responsabilités du responsable de l'établissement soient exercées conformément au Règlement 460 aux fins de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.
19. Consulter le sous-ministre au sujet de l'évaluation du rendement du chef enquêteur et en tenant compte des critères de rendement établis par le sous-ministre et le directeur

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  8.3 SOUS-PROCUREUR GÉNÉRAL

• Le sous-procureur général est responsable de ce qui suit :
1. Conseiller et assister le procureur général en ce qui concerne les responsabilités du procureur général à l'égard de l'UES, y compris informer le procureur général de l'orientation stratégique, des politiques et des priorités pertinentes pour le mandat de l'organisme.
2. Conseiller le procureur général sur les exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations et d'autres directives qui s'appliquent à l'UES.
3. Recommander au procureur général, au besoin, l'évaluation ou l'examen, y compris un examen fondé sur les risques, de l'UES ou de l'un de ses programmes, ou des modifications au cadre de gestion ou aux activités de l'UES.
4. Faciliter la tenue de séances d'information et de consultations régulières entre le directeur et le procureur général, et entre le personnel du ministère et le personnel de l'organisme, au besoin.
5. Confirmer au CT/CGG la conformité de l'organisme provincial aux exigences obligatoires en matière de reddition de comptes énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations et aux autres directives applicables du CT/CGG, aux politiques opérationnelles et aux orientations stratégiques du gouvernement fondées sur la lettre annuelle de conformité du directeur de l'organisme au procureur général.
6. Veiller à ce que le ministère et l'organisme disposent de la capacité et des systèmes assurant une gestion continue fondée sur les risques, y compris la surveillance appropriée de l'organisme.
7. Veiller à ce que l'organisme dispose d'un cadre de gestion des risques approprié et d'un plan de gestion des risques pour gérer les risques auxquels il peut être confronté dans l'atteinte de ses objectifs de prestation des programmes ou des services.
8. Entreprendre en temps opportun des examens fondés sur les risques de l'UES, de sa gestion ou de ses activités, selon les directives du procureur général ou du CT/CGG.
9. Établir un cadre de travail pour l'examen et l'évaluation des plans d'activités et d'autres rapports de l'organisme.
10. Aider le procureur général à examiner les cibles de rendement, les mesures du rendement et les résultats de l'organisme.
11. Conseiller le procureur général sur des documents soumis par l'organisme au procureur général pour examen ou approbation, ou les deux.
12. Soumettre au procureur général, dans le cadre du processus de planification annuelle, une évaluation des risques et un plan de gestion pour chaque catégorie de risque.
13. Entreprendre des examens de l'organisme selon les directives du procureur général.
14. Coopérer à tout examen de l'organisme selon les directives du procureur général ou du CT/CGG.
15. Surveiller l'organisme au nom du procureur général tout en respectant l'autorité de l'organisme, déterminer les besoins en matière de mesures correctives lorsque cela est justifié et recommander au procureur général des moyens de résoudre les problèmes qui pourraient survenir de temps à autre.
16. Négocier un projet de protocole d'entente avec le directeur de l'organisme, ainsi que toute modification au protocole d'entente, selon les directives du procureur général.
17. Consulter le chef enquêteur ou le directeur de l'organisme, au besoin, sur des questions d'importance mutuelle, y compris des services fournis par le ministère et le respect des directives du CT/CGG et des politiques ministérielles.
18. Rencontrer le directeur au besoin ou selon les directives du procureur général, ou à la demande du directeur.
19. Organiser un soutien administratif, financier et autre à l'organisme, tel que prévu par le présent protocole d'entente.
20. Informer le directeur, par écrit, de nouvelles directives gouvernementales et de toute exception ou exemption totale ou partielle aux directives du CT/CGG, aux politiques gouvernementales ou aux politiques administratives du ministère.
21. Au besoin, soumettre un rapport au secrétariat du CT/CGG sur la liquidation de l'organisme, à la suite de la disposition de tout élément d'actif, l'exécution de toute responsabilité encore existante de l'organisme et la révocation de toute nomination.
22. Consulter le directeur au sujet de l'évaluation du rendement du chef enquêteur.

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  8.5 CHEF ENQUÊTEUR DE L'ORGANISME

• Le chef enquêteur est responsable de ce qui suit :
1. Gérer les affaires financières, analytiques et administratives quotidiennes de l'organisme conformément au mandat de l'organisme, aux directives du CT/CGG et du gouvernement, aux pratiques commerciales et financières acceptées et au présent protocole d'entente.
2. Conseiller le directeur sur les exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations, d'autres directives et politiques du CT/CGG et du gouvernement, et les politiques de l'organisme, dont la conformité à ces documents, et confirmer chaque année au directeur la conformité de l'organisme aux exigences obligatoires.
3. Appliquer les politiques et procédures de sorte que les fonds publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté.
4. Faire preuve de leadership et de bonnes capacités de gestion à l'égard du personnel de l'organisme, y compris en ce qui concerne la gestion des ressources humaines et financières, conformément au plan d'activités approuvé, aux pratiques et normes commerciales et financières acceptées, à l'acte constitutif de l'organisme et aux directives gouvernementales.
5. Préparer le plan d'activités annuel de l'organisme provincial qui doit être approuvé par le directeur avant de le soumettre au procureur général.
6. Aider à la préparation du rapport annuel de l'organisme provincial selon les directives du directeur.
7. Préparer des rapports financiers conformément aux exigences du ministère en matière de rapports financiers internes, de la Loi sur l'UES ou des directives, politiques et lignes directrices applicables du ministre des Finances ou du Conseil du Trésor.
8. Établir et appliquer un cadre de gestion financière pour l'organisme conformément aux directives, politiques et lignes directrices applicables en matière de contrôle du ministre des Finances et du Conseil du Trésor.
9. Traduire les buts, les objectifs et les orientations stratégiques du directeur en plans opérationnels et en activités conformément au plan d'activités approuvé de l'organisme.
10. Assurer que l'organisme dispose de la capacité de surveillance et d'un cadre de surveillance efficace pour surveiller sa gestion et ses activités.
11. Tenir le directeur informé de la mise en œuvre de la politique et des activités de l'organisme.
12. Établir des systèmes pour assurer que l'organisme fonctionne dans le cadre de son plan d'activités approuvé.
13. Assurer que l'organisme dispose d'un cadre de gestion des risques et d'un plan de gestion des risques appropriés, selon les directives du directeur.
14. Aider le directeur à s'acquitter de ses responsabilités, y compris la conformité à toutes les lois, directives, politiques, procédures et lignes directrices applicables.
15. Effectuer un suivi en cours d'année du rendement de l'organisme et rendre compte des résultats au directeur.
16. Tenir le ministère et le directeur au courant des questions d'actualité ou des événements susceptibles d'intéresser le procureur général, le sous-procureur général et le directeur dans le cadre de 'exercice de leurs responsabilités.
17. Demander l'appui et les conseils du ministère, si cela est approprié, sur des questions de gestion de l'organisme.
18. Établir un système de conservation des documents de l'organisme, prévoyant l'accès du public à ces documents lorsque cela est approprié et la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et la Loi sur les Archives publiques et la conservation des documents.
19. Entreprendre en temps opportun des examens fondés sur les risques de la gestion et des activités de l'organisme.
20. Consulter le sous-procureur général, au besoin, sur des questions d'importance mutuelle, y compris les services fournis par le ministère, et sur les directives du CT/CGG et du gouvernement et les politiques ministérielles.
21. Tenir le sous-ministre informé des questions opérationnelles.
22. Coopérer à un examen périodique ordonné par le procureur général ou le CT/CGG.
23. Remplir le rôle de responsable de l'éthique pour les fonctionnaires qui travaillent pour l'organisme.
24. Promouvoir une conduite éthique et assurer que tous les membres de l'organisme connaissent les exigences éthiques de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario et des règlements et directives pris en vertu de cette loi, y compris en ce qui concerne les conflits d'intérêts, les activités politiques et la divulgation confidentielle d'actes répréhensibles.
25. Tenir le directeur informé des questions opérationnelles.
26. Préparer le plan d'activités annuel de l'organisme qui doit être approuvé par le directeur avant d'être soumis au procureur général.aa. Établir l'orientation stratégique de l'organisme et en rendre compte, conformément aux directives du procureur général, au plan d'activités proposé de l'organisme et au rapport annuel de l'organisme.

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  9. Cadre éthique

1. Le responsable de l'éthique pour le personnel de l'organisme est le chef enquêteur, comme énoncé dans le Règlement de l'Ontario 147/10 pris en vertu de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario.
2. Le chef enquêteur, en qualité de responsable de l'éthique pour l'organisme provincial, a pour responsabilité de veiller à ce que le personnel de l'organisme soit informé des règles d'éthique qui le régissent, dont les règles relatives aux conflits d'intérêts, aux activités politiques et à la divulgation confidentielle d'actes répréhensibles qui s'appliquent à l'organisme.

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  10. Exigences en matière de rapports

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  10.1 PLAN D'ACTIVITÉS

1. Le directeur veillera à ce que le procureur général reçoive chaque année le plan d'activités de l'organisme couvrant au moins trois (3) ans à compter de l'exercice à venir qui comprend un budget financier ainsi qu'une évaluation des risques et un plan de gestion, afin qu'il l'approuve. Le plan d'activités annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations.
2. Le plan d'activités annuel doit être soumis au ministère dans les trois mois précédant le début de l'exercice financier de l'organisme.
3. Le directeur est chargé d'assurer que le plan d'activités de l'organisme comprend un système de mesures du rendement et de reddition de comptes sur l'atteinte des objectifs énoncés dans le plan d'activités. Le système doit inclure des objectifs de rendement, la façon dont ces objectifs seront atteints, des résultats ciblés et des échéanciers.
4. Le directeur veillera à ce que le plan d'activités comprenne une évaluation des risques et un plan de gestion des risques afin d'aider le ministère à élaborer des données relatives à l'évaluation des risques et au plan de gestion des risques conformément aux exigences de la Directive concernant les organismes et les nominations, en vue d'évaluer les risques, de préparer et de tenir les dossiers nécessaires et de faire rapport au CT/CGG.
5. Le directeur veillera à ce que tout plan d'activités destiné à être affiché publiquement ne divulgue pas : des renseignements personnels, des renseignements sensibles sur l'emploi et les relations de travail, des renseignements protégés par le secret professionnel, des renseignements confidentiels du Conseil des ministres, des secrets commerciaux, des renseignements susceptibles de porter atteinte aux intérêts financiers et commerciaux de l'organisme provincial sur le marché et des renseignements qui posent un risque pour la sécurité des installations et/ou de l'administration de l'organisme provincial.
6. Le procureur général examinera le plan d'activités annuel de l'organisme et informera rapidement le directeur s'il est d'accord avec les orientations proposées par l'organisme. Le procureur général peut indiquer au directeur où et de quelle manière le plan de l'organisme diffère de la politique ou des priorités du gouvernement ou du ministère, selon les besoins, et le directeur révisera le plan de l'organisme en conséquence.
7. En outre, le CT/CGG peut exiger que le procureur général lui soumette le plan d'activités de l'organisme pour examen n'importe quand.
8. Le directeur, par l'entremise du chef enquêteur, veillera à ce que son plan d'activités soit mis à la disposition du public dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web de l'UES, dans les 30 jours suivant l'approbation du plan par le procureur général.

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  10.2 RAPPORTS ANNUELS

1. Le directeur, avec l'appui du chef enquêteur, doit veiller à ce que le rapport annuel de l'organisme soit préparé et soumis au procureur général pour approbation dans les 90 jours de la fin de l'exercice financier de l'organisme. Le rapport annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations.
2. Le directeur, avec l'appui du chef enquêteur, veillera à ce que le rapport annuel soit préparé dans le format précisé dans le Directive concernant les organismes et les nominations.
3. Le directeur, avec l'appui du chef enquêteur, veillera à ce que tout rapport annuel affiché publiquement ne divulgue pas : des renseignements personnels, des renseignements sensibles sur l'emploi et les relations de travail, des renseignements protégés par le secret professionnel, des renseignements confidentiels du Conseil des ministres, des secrets commerciaux, des renseignements susceptibles de porter atteinte aux intérêts financiers et commerciaux de l'organisme provincial sur le marché et des renseignements qui posent un risque pour la sécurité des installations et de l'administration de l'organisme provincial.
4. Le procureur général recevra et examinera le rapport annuel de l'organisme provincial afin de confirmer sa conformité à la Directive concernant les organismes et les nominations et approuvera le rapport dans les 60 jours civils suivant le jour de sa réception.
5. Dans les 30 jours civils suivant l'approbation, le procureur général déposera le rapport à l'Assemblée législative.
6. Le directeur, par l'entremise du chef enquêteur, veillera à ce que son rapport annuel soit affiché publiquement dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web de l'UES, après le dépôt du rapport à l'Assemblée législative et dans les 30 jours civils de l'approbation du procureur général.
7. Pour la distribution des rapports annuels, des formats numériques et des canaux de distribution numériques doivent être utilisés, sauf exigence contraire (p. ex., dans une directive ou une loi).

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  10.3 AUTRES RAPPORTS

• Le directeur, avec l'appui du chef enquêteur, est responsable de ce qui suit :
1. Veiller à ce que les rapports et les documents énoncés à l'annexe 1 du présent protocole d'entente soient soumis à l'examen et à l'approbation du procureur général dans les délais prescrits.
2. Fournir des données précises et d'autres renseignements, à la demande du procureur général ou du sous-procureur général, qui peuvent être requis de temps à autre aux fins de la bonne administration du ministère.
3. Préparer des rapports financiers mensuels ou trimestriels, selon la méthode de la comptabilité d'exercice, qui indiquent ce qui suit :
1. Les dépenses réelles annuelles de l'UES prélevées de son budget de fonctionnement et des fonds du programme;
2. Les prévisions financières jusqu'à la fin de l'exercice financier des dépenses de l'UES;
3. Une explication de tout écart important du budget de fonctionnement approuvé ou des fonds du programme.

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  11. Exigences d'affichage public

1. L'organisme provincial, par l'entremise du directeur, veillera à ce que les documents de gouvernance approuvés suivants soient affichés dans un format accessible, dans les deux langues officielles, sur le site Web de l'UES, dans les délais prescrits :
• Protocole d'entente et toute lettre de confirmation – 30 jours suivant la signature par les deux parties
• Plan d'activités annuel – 30 jours suivant l'approbation par le procureur général
• Rapport annuel – 30 jours suivant l'approbation du procureur général (le rapport doit d'abord être déposé à l'Assemblée législative).
2. Les documents de gouvernance affichés ne doivent pas divulguer : des renseignements personnels, des renseignements sensibles sur l'emploi et les relations de travail, des renseignements protégés par le secret professionnel, des renseignements confidentiels du Conseil des ministres, des secrets commerciaux, des renseignements susceptibles de porter atteinte aux intérêts financiers et commerciaux de l'organisme provincial sur le marché et des renseignements qui posent un risque pour la sécurité des installations et de l'administration de l'organisme provincial.
3. L'organisme provincial, par l'entremise du directeur, veillera à ce que les renseignements sur les dépenses des personnes nommées et du personnel de la haute direction soient affichés sur le site Web de l'organisme ou du ministère, conformément aux exigences de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d'accueil du CGG.
4. L'organisme provincial, par l'entremise du directeur, veillera à ce que toute autre exigence applicable en matière d'affichage public soit respectée.

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  12. Communications et gestion des questions d'intérêt

• Les parties au présent protocole d'entente reconnaissent que l'échange en temps opportun de renseignements sur le fonctionnement et l'administration de l'organisme est essentiel pour que le procureur général puisse s'acquitter de ses responsabilités en matière de rapports et de reddition de comptes à l'Assemblée législative sur les affaires de l'organisme. Les parties reconnaissent également qu'il est essentiel que le directeur soit tenu au courant des initiatives gouvernementales et des grandes orientations stratégiques susceptibles d'avoir une incidence sur le mandat et les fonctions de l'organisme.
• En conséquence, le procureur général et le directeur conviennent de ce qui suit :
1. Le directeur tiendra le procureur général informé, en temps opportun, de tous les événements prévus ou questions d'actualité, y compris des questions litigieuses, qui concernent ou peuvent raisonnablement être considérés comme pouvant concerner le procureur général dans le cadre de l'acquittement de ses responsabilités.
2. Le procureur général consultera le directeur, dans les meilleurs délais, selon ce qui est approprié, sur les initiatives stratégiques du gouvernement de grande envergure ou sur les lois et règlements examinés par le gouvernement, qui seraient susceptibles d'avoir une incidence sur le mandat ou les fonctions de l'organisme ou qui auront d'une autre manière un impact profond sur l'organisme.
3. Le procureur général et le directeur se consulteront sur les stratégies de communication publique et les publications. Ils se tiendront mutuellement informés des résultats des consultations auprès des intervenants et des discussions tenues avec des intervenants, ainsi que des résultats d'autres consultations publiques.
4. Le procureur général et le directeur se rencontreront au moins une fois par année, ou à la demande de l'une ou l'autre des parties, pour discuter de questions relatives à l'exécution du mandat, à la gestion et au fonctionnement de l'organisme.
5. Le sous-procureur général et le chef enquêteur se réuniront au moins une fois par trimestre, ou à la demande de l'une ou l'autre des parties, pour discuter de questions relatives à l'exécution du mandat de l'organisme, au fonctionnement efficace de l'organisme et à la prestation de services par le ministère à l'organisme. Le sous-procureur général et le chef enquêteur s'échangeront des renseignements et des conseils en temps opportun concernant des questions importantes touchant la gestion ou les opérations de l'organisme.

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  13. Arrangements administratifs

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  13.1 DIRECTIVES GOUVERNEMENTALES APPLICABLES

1. Le directeur, avec l'appui du chef enquêteur, a pour responsabilité de veiller à ce que l'organisme fonctionne dans le respect de toutes les directives applicables du CT/CGG, de la Commission de la fonction publique et du gouvernement, ainsi que des politiques et procédures financières et administratives applicables du ministère.
2. Le ministère informera l'organisme des modifications ou des ajouts aux directives, aux politiques et aux lignes directrices qui s'appliquent à l'organisme; toutefois, il est de la responsabilité de l'organisme de se conformer à toutes les directives, politiques et lignes directrices auxquelles il est assujetti.

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  13.2 SERVICES DE SOUTIEN ADMINISTRATIF ET ORGANISATIONNEL

1. Le sous-procureur général est chargé de fournir à l'organisme les services de soutien administratif et organisationnel énumérés à l'annexe 3 du présent protocole d'entente et de mener des négociations avec Services communs de l'Ontario au sujet de ces services, selon ce qui est approprié.
2. L'annexe 4 peut être révisée à tout moment à la demande de l'une ou l'autre des parties.
3. Le sous-procureur général veillera à ce que le soutien ou les services fournis à l'organisme soient de la même qualité que ceux fournis aux divisions et directions du ministère.

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  13.3 ENTENTES AVEC DES TIERS

1. Le directeur de l'UES peut, sous réserve de toute condition ou restriction prescrite, conclure des ententes avec une Première Nation de l'Ontario, le gouvernement du Canada, le gouvernement d'une autre province ou d'un autre territoire du Canada, une municipalité canadienne à l'extérieur de l'Ontario ou toute autre entité à l'extérieur de l'Ontario, dans le but de mener des enquêtes ou de faciliter la tenue d'une enquête.

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  13.4 SERVICES JURIDIQUES

1. Le ministère du Procureur général fournira des services juridiques à l'UES conformément à la politique opérationnelle en matière d'acquisition et d'utilisation de services juridiques du ministère du Procureur général.
2. L'UES peut demander des services juridiques externes lorsqu'elle a besoin d'un savoir-faire que ne possèdent pas les services juridiques du ministère du Procureur général ou lorsque le recours aux services d'un cabinet d'avocats de la Couronne créerait un conflit d'intérêts.
3. Des services juridiques externes seront acquis conformément à la politique opérationnelle en matière d'acquisition et d'utilisation de services juridiques du ministère du Procureur général.

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  13.5 CRÉATION, COLLECTE, TENUE À JOUR ET DISPOSITION DES DOSSIERS

1. Il incombe au directeur de veiller à la mise en place d'un système de création, de collecte, de tenue à jour et de disposition des dossiers.
2. Le directeur doit s'assurer que l'organisme provincial se conforme à toutes les lois, directives et politiques gouvernementales relatives à la gestion de l'information et des documents.
3. Le chef enquêteur et le directeur protégeront les intérêts juridiques et fiscaux et les autres intérêts de l'organisme en mettant en œuvre des mesures raisonnables pour assurer la viabilité, l'intégrité, la préservation et la sécurité continues de tous les documents officiels créés, commandés ou acquis par l'organisme. Cela comprend, sans toutefois s'y limiter, tous les dossiers électroniques, tels que les courriels, les renseignements affichés sur le ou les sites Web de l'organisme, les ensembles de données de bases de données et tous les documents enregistrés dans des ordinateurs personnels et des lecteurs partagés.
4. Il incombe au directeur de veiller à la mise en place de mesures exigeant des employés de l'organisme qu'ils créent des dossiers complets, exacts et fiables qui documentent et appuient les transactions, les décisions, les événements, les politiques et les programmes importants de l'entreprise.
5. Le directeur doit veiller à ce que l'organisme se conforme à la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, L.O. 2006, chap. 34, annexe A.
6. Le directeur doit veiller à ce que l'organisme se conforme à la directive sur la gestion et l'utilisation de l'information et de la technologie de l'information (ITI) (Management and Use of Information and Information Technology [I&IT] Directive) du CT/CGG, en conjonction avec la politique interne de tenue des dossiers, le cas échéant.

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  13.6 PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

1. Le directeur doit veiller à ce que les intérêts juridiques et financiers et les autres intérêts du gouvernement en matière de propriété intellectuelle soient protégés dans tout contrat que l'organisme conclurait avec un tiers qui met en jeu la création de propriété intellectuelle.

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  13.7 ACCÈS À L'INFORMATION ET PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

1. Le directeur et le procureur général reconnaissent que l'organisme est tenu de respecter les exigences énoncées dans la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée en ce qui concerne la collecte, la conservation, la sécurité, l'utilisation, la distribution et la disposition des documents.
2. Le directeur est la personne responsable de l'institution aux fins de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.

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  13.8 NORMES DE SERVICE

1. L'organisme provincial établit des normes de service à la clientèle et de qualité conformes aux normes appropriées du gouvernement, du ministère et de la fonction publique de l'Ontario.
2. Le directeur veillera à ce que l'organisme fournisse ses services selon une norme de qualité qui reflète les principes et les exigences de la directive sur les services de la FPO.
3. Le processus que l'organisme met en place pour répondre aux plaintes sur la qualité de ses services est distinct de toute disposition législative relative au réexamen, aux appels, etc. des décisions légales de l'organisme.
4. L'UES a mis en place un processus formel de réponse aux plaintes concernant la qualité des services reçus par le public, qui est conforme aux normes de qualité des services du gouvernement.
5. Le plan d'activités annuel de l'organisme comprendra des mesures du rendement et des cibles pour des services fournis au public et la réponse de l'organisme aux plaintes.
6. L'organisme provincial doit se conformer à la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario.

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  14. Arrangements financiers

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  14.1 GÉNÉRALITÉS

1. Comme l'organisme est administré par le ministère, toutes les procédures financières de l'organisme provincial doivent être conformes aux directives et lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances, aux politiques et procédures financières et administratives internes du ministère, et aux autres lignes directrices, directives et politiques du gouvernement de l'Ontario.

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  14.2 FINANCEMENT

1. Les procédures financières de l'organisme doivent être conformes aux directives et lignes directrices du CT/CGG et aux autres directives gouvernementales applicables.
2. Les frais recouvrés et les autres recettes, s'il y en a, sont payés tels qu'ils ont été reçus au Trésor, sauf disposition contraire de la loi constituant l'organisme, et ne peuvent pas être affectés aux dépenses administratives de l'organisme, sauf disposition contraire de la loi.

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  14.3 RAPPORTS FINANCIERS

1. Le directeur, avec l'appui du chef enquêteur, fournira au procureur général des états financiers annuels et les inclura dans le rapport annuel de l'organisme. Les états seront présentés dans un format conforme aux politiques comptables énoncées de la province publiées par la Division du contrôleur provincial.
2. L'organisme soumettra des données sur ses salaires au ministre des Finances et/ou au président du Conseil du Trésor, par le biais du ministère, conformément à la Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public.

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  14.4 RÉGIME FISCAL : TAXE DE VENTE HARMONISÉE (TVH)

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  Collecte/remise de la TVH

1. L'organisme doit se conformer à son obligation de fournisseur en vertu de la Loi sur la taxe d'accise (Canada) de percevoir et remettre la TVH à l'égard de toute fourniture imposable qu'il produit.

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  Paiement/Recouvrement de la TVH

2. L'organisme doit payer la TVH lorsqu'elle s'applique, conformément à la Loi sur la taxe d'accise (Canada).
3. L'organisme n'a pas droit à des remboursements gouvernementaux de la TVH.
4. Il est attendu de l'organisme qu'il réclame les remboursements, crédits d'impôt ou autres remises prévues par la Loi sur la taxe d'accise (Canada) auxquels il a droit.

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  15. Vérifications et examens

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  15.1 VÉRIFICATIONS

1. L'organisme fait l'objet d'un examen périodique et d'une vérification de l'optimisation des ressources par le vérificateur général de l'Ontario en vertu de la Loi sur le vérificateur provincial ou par la Division de la vérification interne de l'Ontario du Secrétariat du Conseil du Trésor.
2. La Division de la vérification interne de l'Ontario peut également effectuer une vérification interne, si le Comité de vérification du ministère ou le Comité de vérification générale l'autorise.
3. Indépendamment de toute vérification externe antérieure ou annuelle, le procureur général peut ordonner que l'organisme fasse l'objet d'une vérification n'importe quand.
4. L'organisme remettra rapidement une copie de chaque rapport d'une vérification au procureur général et au ministre des Finances/président du Conseil du Trésor. L'organisme fournira également une copie de sa réponse au rapport de vérification et à toute recommandation qu'il contient. L'organisme conseillera le procureur général chaque année sur toute recommandation du rapport de vérification qui n'a pas été mise en œuvre.
5. Le directeur peut demander une vérification externe des transactions financières ou des contrôles de gestion de l'organisme, aux frais de l'organisme.

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  15.2 AUTRES EXAMENS

1. L'UES peut faire l'objet d'un examen périodique initié à la discrétion du CT/CGG ou du procureur général. L'examen peut porter sur des questions relatives à l'organisme qui sont déterminées par le CT/CGG ou le procureur général, et peuvent inclure le mandat, les pouvoirs, la structure de gouvernance et/ou les activités de l'organisme.
2. Lorsqu'il exige la tenue d'un examen périodique, le procureur général ou le CT/CGG détermine quand l'examen aura lieu, qui le mènera, quels seront les rôles du directeur et du procureur général et quelle sera la participation de toute autre partie.
3. Un examen du mandat de l'organisme provincial sera effectué au moins une fois tous les 6 ans.
4. Le procureur général consultera le directeur, si cela est approprié, pendant un tel examen.
5. Le directeur coopérera à tout examen.
6. Dans le cas d'un examen entrepris à la demande du procureur général, ce dernier doit soumettre au CT/CGG pour examen toute recommandation de changement découlant des résultats de l'examen de l'organisme.

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  16. Dotation en personnel et nominations

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  16.1 DÉLÉGATION DU POUVOIR DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

1. Lorsque la Commission de la fonction publique a délégué ses pouvoirs et fonctions en matière de gestion des ressources humaines au sous-procureur général, au directeur ou à une personne prescrite aux termes du Règlement de l'Ontario 148/10, cette personne doit exercer ce pouvoir conformément à toute loi, directive ou politique pertinente conformément au mandat de l'UES et dans les paramètres du pouvoir délégué.

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  16.2 EXIGENCES EN MATIÈRE DE DOTATION EN PERSONNEL

1. Le ministère fournira à l'organisme des services administratifs et des services d'analyse des programmes, au besoin, par le biais de la Division de la gestion des services ministériels et de la Division des politiques, dans une mesure suffisante pour assurer l'administration efficace de l'organisme.
2. Les services de soutien administratif que le ministère doit fournir à l'organisme sont indiqués à l'annexe 3 du présent protocole d'entente.
3. Des employés du ministère sont affectés à l'organisme au besoin.

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  16.3 NOMINATIONS

1. Le directeur est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil sur recommandation du procureur général en vertu du paragraphe 5 (1) de la Loi sur l'UES pour un mandat de cinq ans, qui peut être renouvelé pour une période supplémentaire de cinq ans.

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  16.4 RÉMUNÉRATION

1. La rémunération des personnes nommées est établie par le lieutenant-gouverneur en conseil.
2. Les frais de déplacement des personnes nommées doivent être conformes à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d'accueil du CGG. Les dépenses raisonnables seront remboursées.

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  17. Gestion des risques, protection de responsabilité et assurance

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  17.1 GESTION DES RISQUES

1. Le directeur, avec l'appui du chef enquêteur, a pour responsabilité de veiller à l'élaboration d'une stratégie de gestion des risques pour l'organisme provincial en conformité avec le processus de gestion des risques de la fonction publique de l'Ontario.
2. L'organisme veille à ce que les risques auxquels il est confronté soient traités de manière appropriée.

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  17.2 PROTECTION DE RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE

1. Les activités de l'UES risquant d'entraîner une responsabilité civile des entreprises sont couvertes par le Programme de protection du gouvernement de l'Ontario.

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  18. Date d'entrée en vigueur, durée et examen périodique du protocole d'entente

1. Le présent protocole d'entente entre en vigueur à la date à laquelle il est signé par le procureur général en tant que dernière partie à apposer sa signature (« date originale d'entrée en vigueur ») et demeure en vigueur jusqu'à sa révocation ou jusqu'à son remplacement par un protocole d'entente subséquent signé par les parties.
2. Une copie du protocole d'entente signé et de tout protocole d'entente qui lui succédera doit être fournie au secrétaire, Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement.
3. En cas de changement de procureur général ou de directeur, les deux parties doivent confirmer par lettre que le présent protocole d'entente demeurera en vigueur sans examen (et joindre la lettre signée au protocole d'entente); elles peuvent aussi convenir de réviser le présent protocole d'entente et de signer un nouveau protocole d'entente dans les six mois du changement.
4. Une copie de la lettre de confirmation ou un nouveau protocole d'entente entre le procureur général et le directeur doit être fourni au secrétaire, Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement, dans les six mois qui suivent le changement de partie.
5. Le procureur général ou le directeur peut initier l'examen du présent protocole d'entente en en faisant la demande, par écrit, à l'autre.
6. Si l'une ou l'autre des parties juge opportun de modifier le présent protocole d'entente, elle ne peut le faire que par écrit. Toute modification n'entrera en vigueur qu'après être approuvée par les parties.
7. Le présent protocole d'entente sera entièrement examiné et remplacé tout de suite après un changement important apporté au mandat, aux pouvoirs ou à la structure de gouvernance de l'organisme par suite d'une modification à la Loi de 2019 sur l'Unité des enquêtes spéciales.
8. Au minimum, ce protocole d'entente sera révisé au moins une fois tous les cinq ans pour s'assurer qu'il est à jour et conforme aux attentes du gouvernement.

Signatures

Annexe 1 : Sommaire des exigences en matière de rapports applicables à l'organisme

Annexe 2 : Directives applicables du CT/CGG et du ministère des Finances

Annexe 3 : Services administratifs ou services de soutien organisationnel